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Adjoint

Soutien administratif

Vous aimeriez mettre à profit vos compétences en offrant du soutien administratif aux membres d’une entreprise ou d’un organisme? Le poste d’adjoint est probablement fait pour vous. Voici des informations pertinentes à propos de ce métier.

Nature du travail

Les adjoints sont responsables d’effectuer des tâches de soutien administratif d’une organisation. Leurs principales tâches de travail de bureau permettent d’épauler les gestionnaires ou les professionnels dans plusieurs domaines administratifs, notamment dans l’organisation des dossiers et la gestion de la correspondance.

Fonctions principales

Les fonctions principales des adjoints sont diversifiées et utiles au bon fonctionnement d’une organisation. Ils ont généralement la responsabilité de gérer les correspondances (réviser, trier et distribuer le courrier et d’autres documents électroniques ou imprimés), de faire circuler l’information à l’interne, de prendre des notes manuscrites ou à l’aide d’un ordinateur et de procéder à la lecture ou à la révision de documents divers (factures, publications, rapports, etc.). La prise de rendez-vous, les commandes de fournitures, l’accueil des visiteurs, les réservations et la compilation de données font habituellement partie de leurs tâches. On peut également leur demander de répondre aux demandes du public par téléphone ou par courriel et de rediriger les appels aux personnes concernées, de mettre en place des processus et des méthodes de classement de dossiers ou de fonctionnement du bureau ainsi que de préparer les procès-verbaux de réunions.

Qualités essentielles

Les adjoints doivent avoir un grand sens de l’organisation et de la planification, aimer travailler avec le public et posséder de bonnes habiletés communicationnelles (diplomatie, patience, politesse, tact, entregent et honnêteté).

Formation requise et accès au métier

Pour exercer le métier d’adjoint, vous devrez avoir terminé un programme d’études collégiales en techniques de bureau ou être détenteur d’un diplôme d’études secondaires et posséder de l’expérience en travail de bureau.

Évolution professionnelle

L’expérience professionnelle acquise ainsi que l’amélioration des compétences en cours de carrière permettront aux adjoints d’occuper éventuellement des postes de supervision ou encore d’exercer d’autres fonctions administratives à des niveaux supérieurs.