Nous recherchons une personne organisée et bilingue pour soutenir les activités administratives et l’expérience d’accueil au sein d’un cabinet situé à Montréal. Il s’agit d’un contrat à long terme offert en présentiel, idéal pour une personne qui sait gérer plusieurs priorités avec professionnalisme dans un environnement juridique sans papier. La personne retenue contribuera au bon déroulement des réservations de salles, des communications et des services de soutien, tout en offrant un service à la clientèle exemplaire aux équipes internes et aux visiteurs.

Responsabilités:

• Coordonner la réservation et la préparation des salles de réunion en tenant compte des besoins changeants des groupes, des horaires et des demandes de dernière minute.

• Accueillir les visiteurs et offrir un soutien administratif courtois et efficace qui reflète les standards professionnels d’un cabinet juridique.

• Assurer le suivi des envois et livraisons avec les services de messagerie, Postes, FedEx et autres fournisseurs externes.

• Gérer les tâches de réception, le traitement des demandes entrantes et l’orientation des clients et partenaires vers les bonnes ressources.

• Mettre à jour les listes de participants, ajuster les assignations de salles et résoudre rapidement les imprévus liés à la logistique quotidienne.

• Utiliser les outils technologiques du bureau, notamment Microsoft 365, Word, Excel, Teams et les plateformes internes pour appuyer les opérations administratives.

• Préparer, vérifier et transmettre divers documents administratifs, y compris certains suivis liés aux dépenses et aux dossiers internes.

• Poser les bonnes questions afin de clarifier les besoins, anticiper les enjeux et assurer un service fluide dans un contexte exigeant.

• Participer à l’intégration aux méthodes de travail sur place et maintenir une collaboration étroite avec les équipes d’accueil, d’administration et de soutien.

• Veiller à la qualité de la présentation, de la confidentialité et du service dans toutes les interactions quotidiennes.

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