Nous recherchons une personne d’accueil professionnelle et organisée pour se joindre à une entreprise du secteur des services financiers à Laval, Quebec. Cette personne sera le premier point de contact pour la clientèle, les visiteurs et les partenaires, tout en assurant la fluidité des communications et des tâches administratives quotidiennes. Le rôle convient à une personne reconnue pour son sens du service, sa rigueur et sa capacité à gérer plusieurs priorités avec calme et efficacité.

Responsibilities:
• Offrir un accueil soigné et courtois aux clients, fournisseurs et visiteurs, en créant une première impression positive et professionnelle.
• Veiller à la tenue de l’aire de réception et appliquer les procédures internes liées à l’enregistrement et au départ des visiteurs.
• Prendre en charge les appels entrants, évaluer les demandes et les diriger rapidement vers les bonnes personnes ou les bons services.
• Assurer le suivi des demandes reçues par téléphone et par courriel, puis transmettre l’information pertinente aux équipes concernées.
• Gérer la boîte de réception générale en consultant, triant et redistribuant les messages selon leur niveau de priorité.
• Préparer et acheminer des messages complets et exacts afin de faciliter les suivis et la continuité des opérations.
• Effectuer diverses tâches administratives, notamment le traitement du courrier, la numérisation, l’impression, la photocopie et le classement de documents.
• Mettre à jour et maintenir les dossiers clients, tant en format papier qu’électronique, en veillant à l’exactitude des renseignements.
• Recevoir et consigner les paiements des visiteurs conformément aux procédures établies, remettre les confirmations requises et transmettre les documents au service approprié
• Expérience en réception, en service à la clientèle ou dans un poste administratif similaire.
• Aisance à gérer un système téléphonique à plusieurs lignes et à traiter un volume varié d’appels.
• Excellentes habiletés en communication orale et écrite, incluant la gestion des courriels et la prise de messages détaillés.
• Bon sens de l’organisation et capacité à coordonner plusieurs tâches simultanément avec précision.
• Maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Word, Outlook et Excel.
• Capacité à effectuer de la saisie de données et à maintenir des dossiers bien structurés.
• Approche professionnelle, entregent développé et souci d’offrir un service attentionné à la clientèle.

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