Poste : coordonnateur des ressources humaines et des services administratifs
Lieu de travail : Montréal, Québec
Salaire : 58 000 $ à 68 000 $
Mode de travail : Sur place (au bureau)

À propos du poste

Le coordonnateur des ressources humaines et des services administratifs est le pilier du bureau de Montréal : il veille au bon déroulement des opérations quotidiennes tout en contribuant activement à créer un environnement de travail accueillant, stimulant et axé sur le bien-être.

Il s’agit d’un poste pratique, axé sur l’exécution, idéal pour une personne qui aime prendre des responsabilités, coordonner et s’engager dans l’amélioration continue. Ce poste allie les opérations pratiques du bureau à des contributions significatives à l’expérience des employés, à la culture d’entreprise, au bien-être, au développement durable et au respect des normes de santé et de sécurité.

Opérations de bureau et exécution quotidienne
- Servir de point de contact principal entre l’équipe et le personnel de l’espace de cotravail.
- Assurer la coordination avec le partenaire de cotravail pour garantir que les espaces partagés sont propres, fonctionnels et bien approvisionnés.
- Enregistrer, suivre et résoudre les demandes de service liées aux installations, à l'accès, à l'audiovisuel et aux salles de réunion.
- Gérer la logistique du bureau, notamment les visiteurs, le courrier, les livraisons et les demandes d'espace.
- S'assurer que les fournitures et équipements de bureau répondent aux besoins de l'équipe et coordonner leur réapprovisionnement.
- Assurer la logistique liée à l'intégration et au départ des collaborateurs (accès, attentes concernant les bureaux, règles de bureau).
- Documenter les processus de bureau et améliorer en permanence l'utilisation de l'environnement de cotravail.
- Assurer la coordination avec les fournisseurs et la direction de l'immeuble à mesure que l'aménagement du bureau évolue.

Expérience des collaborateurs, culture et communication
- Contribuer à la planification et à l'organisation d'événements au bureau, de moments d'équipe et d'activités saisonnières.
- Collaborer avec les responsables pour mettre en œuvre localement des initiatives en matière de culture d'entreprise, de bien-être et de développement durable.
- Contribuer à la communication interne au sein du bureau et à la mise à jour des processus.
- Servir de point de contact convivial et de confiance pour les questions et les besoins liés au bureau.

Processus, politiques et conformité
- Veiller à l'application cohérente des politiques et procédures relatives au bureau.
- Contribuer à garantir le respect des réglementations locales en matière de santé et de sécurité.
- Coordonner les initiatives de bien-être, de sécurité et de développement durable avec les partenaires et les fournisseurs.
- Tenir à jour la documentation, les listes de contrôle et les outils de suivi liés au fonctionnement du bureau et à la conformité.

Soutien administratif et coordination
- Apporter un soutien pour la planification des horaires, la logistique des réunions et l'organisation des déplacements de base.
- Assurer la liaison avec le service informatique et les partenaires internes pour résoudre les problèmes quotidiens liés au bureau ou au matériel.

Qualifications et expérience :

- Formation postsecondaire dans un domaine connexe ou expérience équivalente
- 2 à 4 ans d’expérience dans la coordination administrative, les opérations sur le lieu de travail, l’administration, la communication ou le soutien aux RH
- Fort sens des responsabilités et de l’engagement
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
- Esprit créatif, capable de résoudre les problèmes et de créer des liens
- Très organisé(e), soucieux(se) du détail et orienté(e) vers le service
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Maîtrise de Microsoft 365
- À l’aise avec les outils de conception et de communication tels que Canva ou Adobe.

Avantages sociaux et bien-être :

- Régime de retraite REER pris en charge par l'employeur
- Congés annuels et jours de congé pour raisons personnelles
- Programme complet de santé et de bien-être
- Environnement de travail collaboratif et axé sur les personnes
- Événements d'équipe et initiatives de renforcement de la culture d'entreprise
- Bureau situé au centre de Montréal

Veuillez envoyer votre CV au format Word à Sofia Naranjo à l'adresse [email protected].

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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Position: People & Office Coordinator
Location: Montreal, Quebec
Salary: $58,000 to $68,000 
Work Mode: On‑site (office‑based)

About the Role

The People & Office Coordinator is the heartbeat of the Montreal office, ensuring smooth day‑to‑day operations while actively contributing to a welcoming, engaging, and wellbeing‑focused workplace.

This is a hands‑on, execution‑driven role, ideal for someone who enjoys ownership, coordination, and continuous improvement. The role blends practical office operations with meaningful contributions to employee experience, culture, wellness, sustainability, and health & safety compliance.

Office Operations & Daily Execution
- Serve as the primary point of contact between the team and the coworking space staff.
- Coordinate with the coworking partner to ensure shared spaces are clean, functional, and well‑stocked.
- Raise, track, and resolve service requests related to facilities, access, AV, and meeting rooms.
- Support office logistics including visitors, mail, deliveries, and space requests.
- Ensure office supplies and amenities meet team needs and coordinate replenishment.
- Support onboarding and offboarding logistics (access, desk expectations, office norms).
- Document office processes and continuously improve how the coworking environment is used.
- Coordinate with vendors and building management as the office setup evolves.

People Experience, Culture & Communications
- Support planning and execution of office events, team moments, and seasonal activities.
- Partner with managers to bring culture, wellness, and sustainability initiatives to life locally.
- Assist with internal office communications and process updates.
- Act as a friendly, trusted point of contact for office‑related questions and needs.

Processes, Policies & Compliance
- Support consistent application of office‑related policies and procedures.
- Help ensure compliance with local health and safety regulations.
- Coordinate wellness, safety, and sustainability initiatives with partners and vendors.
- Maintain documentation, checklists, and trackers related to office operations and compliance.

Administrative & Coordination Support
- Support scheduling, meeting logistics, and basic travel arrangements.
- Liaise with IT and internal partners to resolve day‑to‑day office or equipment issues.

Qualifications & Experience :

- Post‑secondary education in a related field or equivalent experience
- 2–4 years of experience in office coordination, workplace operations, administration, communications, or HR support
- Strong sense of ownership and accountability
- Ability to manage multiple priorities in a fast‑paced environment
- Creative, connective problem‑solver
- Highly organized, detail‑oriented, and service‑minded
- Excellent written and verbal communication skills
- Proficiency with Microsoft 365
- Comfortable using design and communication tools such as Canva or Adobe.

Benefits & Wellbeing:

- Employer‑supported RRSP retirement plan
- Vacation and personal days
- Comprehensive health and wellness program
- Collaborative and people‑first work environment
- Team events and culture‑building initiatives
- Centrally located Montreal office

Please send your resume in Word format to Sofia Naranjo at [email protected].

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CNESST permit numbers:  AP-2000158 & AR-2000157

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