Notre client, une entreprise du domaine de l'architecture, est à la recherche d'un adjoint exécutif pour soutenir la présidence et contribuer au bon déroulement des priorités d’affaires. Cette personne jouera un rôle central dans l’organisation des activités quotidiennes, la coordination des échanges et la préparation de documents stratégiques. Le poste convient à une personne rigoureuse, discrète et proactive, ayant le souci du détail et capable de maintenir un haut niveau de qualité dans un environnement dynamique.

Responsabilités:

• Soutenir la présidence dans la gestion de ses priorités, en assurant un suivi constant des dossiers et le respect des échéanciers.

• Préparer, corriger et mettre en page divers documents, tels que des présentations, rapports, courriels, notes internes et communications destinées à différents interlocuteurs.

• Organiser les rencontres internes et externes, de la planification à la coordination logistique, incluant les ordres du jour, les comptes rendus, les déplacements et les dépenses associées.

• Représenter le bureau de la présidence auprès des clients, consultants et collègues avec tact, professionnalisme et discernement.

• Offrir un appui administratif aux équipes de projet en fonction des priorités opérationnelles et des besoins ponctuels.

• Participer à la préparation et au suivi de la documentation liée aux projets d’architecture à chaque étape, y compris les soumissions, les relances et l’archivage des dossiers.

• Gérer l’agenda de la direction afin d’optimiser le temps, les réunions et les engagements stratégiques.

• Effectuer des tâches administratives connexes, notamment la numérisation, la reproduction et l’organisation de documents essentiels.

Avantages du poste:

• Assurances collectives + REER collectif;
• Compte santé;
• Gym sur place;
• Programme d'aide aux employés;
• Trois (3) semaines de vacances

Exigences de poste:

• Minimum de 5 années d’expérience dans un poste de soutien auprès de cadres supérieurs ou de la haute direction;
• Bilinguisme (français/anglais) fonctionnel pour communiquer régulièrement avec les parties prenantes à travers le Canada.

*L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture.

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