Le spécialiste en procédés administratifs devra assister son supérieur immédiat dans la gestion des demandes d’évaluations sommaires des projets, des dossiers justificatifs et du développement des projets acceptés, des activités de suivi et de reddition de compte avec la clientèle et au plan de gestion des ressources informationnelles. Il assure le traitement des demandes d’évaluations sommaires projets qui lui sont assignées et assure la mise à jour de l’information au registre des
demandes. Il alimente les indicateurs de gestion des projets (suivis financiers et avancement, etc.)

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES:
-Assure la prise en charge des demandes d’évaluations sommaires de projets qui lui sont assignées;
o Analyse les demandes;
o Rétroagit avec la clientèle en suivi d’avancement du traitement des demandes;
o Ajoute les compléments d’informations permettant de positionner la demande;
-Assure l’organisation, la planification et la coordination des activités des projets qui lui sont assignés:
o préparation des dossiers justificatifs;
o préparation des plans d’affaire;
o préparation des devis d’appel d’offre;
-Participe à l’organisation, la planification et la coordination des activités des projets du service;
-Assure un lien de communication avec la clientèle;
-Assure le respect et la gouvernance des budgets et échéanciers des projets;
-Assure la production de l’état de santé des projets en ressources informationnelles (M050);
-Contribue à la gestion du Registre des projets;
-Participe à la gestion administrative du portefeuille de projets;
o Met à jour les informations au tableau de bord de suivi des projets;
o Alimente les indicateurs de gestion des projets;
-Participe à l’élaboration du Cadre de gestion de projets (documentation des processus,
développement des outils, etc.);
-Gère les ententes, contrats, conventions de fournitures et de prestations des actifs sous sa
responsabilité;
-Assure le lien avec les services des approvisionnements de l’organisation, les fournisseurs externes pour les actifs et les projets du service;
-Rend compte du suivi des projets auprès de ses clients et de l’équipe de gestion;
o Assure la qualité des biens livrables des projets;
o Produit les rapports d’avancement;
-Procède à la clôture des projets et fait les recommandations d’amélioration nécessaires;
-Travailles-en étroite collaboration avec les experts concernés et les pilotes qui sont affectés au projet;
-Agit comme répondant des actifs informationnels qui lui sont assignés;

FORMATION ACADÉMIQUE
-Diplôme universitaire de premier cycle en sciences de l’administration, en sciences
sociales (relations industrielles) ou dans une autre discipline universitaire appropriée.
EXPÉRIENCE (S) PROFESSIONNELLE (S)
-Deux (2) années ou plus d'expérience en gestion de projets dans des domaines jugés
pertinents;

PROFIL DE COMPÉTENCES
-Maitrise des processus et outils de gestion de projets;
-Connaissance des systèmes d’information reliés au réseau de la santé et des services sociaux;
-Très bonne connaissance des outils de bureautique Word, Excel et PowerPoint (connaissance de Visio : un atout);
-Grande capacité dans la gestion des priorités;
-Capacité d'influencer, de communiquer et de travailler en équipe;
-Capacité à comprendre les exigences d'affaires;
-Être polyvalent, habile, autonome et professionnel;
-Être orienté sur la satisfaction de la clientèle;
-Faire preuve de leadership;
-Capacité à innover et à proposer de nouvelles façons de faire;
-Très bonne connaissance du français parlé et écrit.