La rétroaction est un outil de communication qui facilite la compréhension par vos collaborateurs, des objectifs à atteindre, du chemin parcouru et des correctifs à apporter. Utilisée de manière bienveillante et réfléchie, la rétroaction peut avoir un impact significatif sur l’établissement de la relation de confiance, l’engagement et la motivation de votre équipe.
La rétroaction est une façon consciente et réfléchie de transmettre un message à un collaborateur. Le message peut être lié au degré d’avancement d’un projet, à votre niveau de satisfaction par rapport aux actions ou à la façon d’être de vos collaborateurs, à vos constats par rapport aux difficultés rencontrées, à des pistes d’améliorations souhaitées, etc.
Les membres de votre équipe connaissent ainsi votre position quant à leur rendement. Ils sont à même de continuer sur la même lancée ou de corriger le tir au besoin. Bien entendu, pour avoir une portée importante, cette façon de faire doit s’intégrer à vos outils de gestion du rendement. Une fois que vous avez communiqué les objectifs organisationnels, les objectifs de votre service, présenté les liens qui existent entre ceux-ci et vos attentes envers un collaborateur, la rétroaction favorise, à travers des rencontres régulières, un retour sur le chemin parcouru.
Cet outil de communication sert à partager les bonnes et les moins bonnes nouvelles. Vous ne devriez jamais manquer une occasion d’offrir une rétroaction positive ou de féliciter un employé. Vous pouvez donc le faire de façon spontanée et même devant d’autres personnes. Votre geste renforcera les comportements positifs et encouragera sa répétition.
Si vous devez adresser un besoin d’ajustement, il est préférable de le faire en privé et de bien vous préparer.
Bien que vous puissiez offrir une rétroaction de manière spontanée, vous devriez prévoir des rencontres de suivis réguliers avec chacun de vos collaborateurs. La fréquence de ces rencontres dépend du poste occupé et du collaborateur, mais vous devriez en avoir au moins 6 à 12 par année.
Préparez-vous
Quels sujets souhaitez-vous aborder ? Quelles sont vos interrogations par rapport à l’avancement d’un projet ou d’une situation ? De quoi êtes-vous satisfait ? Qu’avez-vous observé comme changement depuis votre dernière rencontre ? Quels changements souhaitez-vous ? La réponse à ces questions vous permettra de préparer votre agenda pour la rencontre. N’oubliez pas de faire des liens avec les objectifs annuels de cette personne et les indicateurs de mesure de l’atteinte de l’objectif dont vous avez convenu.
Soyez précis et centré sur les faits
Des commentaires du genre « je suis satisfait » ou « je ne suis pas content » ne sont pas suffisants. Il est important de préciser ce qui fait que vous êtes satisfait ou non. Une formule telle que : « Je suis satisfait de voir que le projet est rendu à l’étape X et que tu as réglé la situation avec monsieur Y », « je suis déçu de savoir que tu n’as pas accepté de rencontrer madame Z pour discuter de la situation J », « J’apprécie que tu aies pris le temps de préparer un plan d’action pour… » est à privilégier.
Prévoyez la suite
Avant de conclure, assurez-vous que votre message a bien été compris, convenez des prochaines étapes ou des changements à apporter, vérifiez de quoi votre collaborateur aura besoin, offrez votre support et convenez de la prochaine date de rencontre.
Rappelez-vous qu’il s’agit d’un échange, d’une discussion. Donnez la chance à votre collaborateur de vous fournir de la rétroaction et engagez-vous à votre tour à adapter vos façons de faire.
