Formation gagnante : Archives médicales

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Suivant la recommandation d’un conseiller d’orientation, Véronique Gignac a opté pour cette formation sans trop savoir à quoi s’attendre. «Je pensais que j’allais classer des dossiers à longueur de journée, mais c’est bien plus que ça!» soutient celle qui est aujourd’hui archiviste médicale au Centre hospitalier universitaire de Montréal.

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Rôle et tâches

«Mon travail consiste à analyser les dossiers des patients et à cibler toute l’information médicale pertinente.» En lisant les consultations des médecins et des infirmières, elle note les maladies aiguës ou chroniques des patients, les diagnostics posés, les traitements donnés, les ressources utilisées (scanners, chirurgies, etc.) et les complications survenues lors de leur hospitalisation. Une fois l’information médicale analysée, l’archiviste en effectue le codage.

«À partir de la Classification internationale des maladies [banque de données informatisée], on code tous les diagnostics et les traitements trouvés dans le dossier. Chacun a un sigle très précis.»

L’enregistrement de ces données dans un logiciel informatique permet d’en tirer des rapports statistiques. «Par exemple, un cardiologue pourra nous demander combien de patients ont été opérés suivant tel ou tel problème et combien ont eu des complications ou sont décédés par la suite», dit Véronique Gignac. Ces statistiques sont utiles tant pour les médecins, les centres de recherche que pour le gouvernement du Québec.

La divulgation d’informations est un autre aspect du travail de l’archiviste. Toutes les demandes de consultation de dossiers médicaux passent par le service d’archives. «Notre travail consiste à appliquer les lois reliées à l’accès à l’information pour la protection des renseignements personnels, explique la diplômée. Par exemple, une mère qui veut consulter le dossier de son enfant qui a plus de 14 ans ne peut le faire sans son consentement.»

Qualités recherchées

Le diplômé doit avant tout aimer le travail de bureau. Plongé toute la journée dans des dossiers médicaux, il doit posséder un grand intérêt pour l’anatomie et la médecine. Un bon esprit de synthèse et d’analyse est également nécessaire à l’archiviste, car il faut constamment faire des liens entre les maladies, les diagnostics et les traitements, noter si des complications sont survenues pendant l’hospitalisation.

La minutie et la précision sont tout autant nécessaires. «Il est très important de répertorier toute l’information présente au dossier afin de produire des statistiques exactes», explique Véronique Gignac.

Défis et perspectives

L’archiviste médical qui le souhaite peut se perfectionner dans la gestion du registre de traumatologie ou des cancers. «Tous les cas de traumatismes et de cancers de patients enregistrés dans les centres hospitaliers de traumatologie du Québec doivent être inscrits par les archivistes médicaux dans une base de données qui est ensuite transférée au ministère de la Santé et des Services sociaux», explique Johanne Castonguay, coordonnatrice du Département d’archives médicales au Collège Ahuntsic.

La gestion du registre des cancers exige toutefois une formation complémentaire. Le diplômé l’obtiendra avec l’attestation d’études collégiales (AEC) en oncologie. Il peut également poursuivre des études universitaires en administration, option gestion. Cette formation lui permettra de gravir les échelons et d’occuper le poste de chef du département d’archives médicales.

Avec le développement et la modification du réseau de la santé, depuis le virage ambulatoire notamment, les tâches et les milieux de travail des archivistes médicaux se sont beaucoup diversifiés. «Les CLSC prennent de plus en plus d’ampleur, constate Mme Castonguay. Ils ont maintenant besoin d’archivistes pour gérer les dossiers des patients.»

Depuis une dizaine d’années, les compagnies d’assurance embauchent aussi des archivistes. Les diplômés sont employés pour faire de la recherche et analyser les dossiers et les réclamations des assurés. 03/07

NDLR : Les personnes citées dans ce texte peuvent avoir changé d’emploi depuis l’entrevue, mais leur témoignage demeure utile à la compréhension du métier illustré.

Horaires et milieux de travail

• L’archiviste médical œuvre entre autres dans les hôpitaux, les CLSC, les compagnies d’assurance, aux directions régionales de santé publique, à la Société de l’assurance automobile du Québec, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, etc.
• Le travail s’effectue dans un environnement calme.
• Le diplômé travaille généralement du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.

Statistiques

Source : La Relance au collégial en formation technique, MELS, 2011.
Comment interpréter l’information

Pour connaître les établissements qui offrent ce programme, consultez l’Inforoute de la formation professionnelle et technique.