Une démarche pour identifier ses priorités et les décomposer en actions simples pour progresser vers leur réalisation.
GTD. Trois lettres qui ont changé la vie de milliers de professionnels surmenés au cours des dernières années. Acronyme de Getting Things Done, cette populaire démarche de gestion des priorités a été inventée par le consultant en productivité David Allen, surnommé «l’oracle de l’organisation» par le magazine Time.
Pleine de gros bon sens, l’approche GTD propose une façon d’identifier ses priorités et de les décomposer en actions simples pour progresser vers leur réalisation. Le livre
Le système
La démarche Getting Things Done (expliquée en détails dans un livre du même nom, ou S’organiser pour réussir dans sa version française) se décline grosso modo en cinq étapes.
1) Le recensement
Dressez la liste de tout ce qui mérite une attention : notes, idées, rendez-vous, courriels importants, tâches à ne pas oublier. Tout.
2) Le traitement
Pour chaque item du recensement, trouvez un résultat à atteindre. Pour chaque résultat, identifiez la ou les actions nécessaires à sa concrétisation. Ainsi, pour l’item Organiser le party de bureau, le résultat est «la tenue du party de bureau», et les étapes peuvent être louer un local, acheter des guirlandes, engager un traiteur, etc. Un résultat peut demander une seule action (acheter des timbres, par exemple). S’il demande plusieurs actions (le fameux party de bureau), il est alors considéré comme un projet. Laissez de côté les items qui ne se traduisent pas par l’obtention d’un résultat.
3) L’organisation
Une fois les actions identifiées, organisez-les en fonction d’une échéance (une date de livraison, de tombée, de fin) ou d’un contexte, c’est-à-dire l’environnement dans lequel elles doivent être réalisées (par exemple au téléphone, par courriel, devant l’ordinateur, sur la route, etc.). Identifiez aussi pour chaque projet quelle est la prochaine action à accomplir. Toujours dans l’exemple du party de bureau, s’il vous faut le nombre de convives pour déterminer la taille de la salle à louer et le type de traiteur à engager, la prochaine étape doit donc être faire une liste d’invitation.
4) L’action
Grâce aux actions classées par échéances, vous voyez approcher les priorités. Et à l’aide des listes par contextes, vous gagnez du temps en accomplissant les actions qui correspondent à l’endroit physique où vous vous trouvez. Vous devez sortir? Profitez-en pour abattre les tâches de la catégorie Courses (acheter des cartouches d’encre, passer chez le nettoyeur, aller au bureau de poste,…). Vous disposez d’une demi-heure entre deux réunions? C’est un bon moment pour effectuer les appels téléphoniques.
5) La revue hebdomadaire
Incontournable rendez-vous de l’approche GTD. Prenez un moment chaque semaine pour passer au peigne fin vos listes d’actions, les organiser, effacer celles que vous avez accomplies dans la semaine et procéder à un nouveau recensement (étape 1). Révisez aussi les projets en cours en indiquant pour chacun la prochaine action à accomplir, son échéance, son contexte, etc.
Vous avez maintenant un système fiable pour atteindre vos objectifs… une action à la fois!
Plusieurs logiciels d’organisation du travail peuvent vous aider à mettre en pratique la méthode GTD, et bon nombre d’entre eux sont gratuits. L’encyclopédie en ligne Wikipédia présente une page touffue (et en français) sur l’approche GTD ainsi qu’une liste de logiciels pour se convertir à la méthode.
