Le spécialiste en procédés administratifs assiste son supérieur immédiat dans la gestion des activités reliées au bureau de projets de la DRI LLL. Il voit à la mise en place de processus de gestion de projets assurant une reddition de comptes correspondant aux attentes du directeur de la DRI LLL et des bureaux de gestion de projets organisationnels (BGPO) des CISSS partenaires. Il assure la conformité et la qualité des informations inscrites dans les divers outils de gestion de projets et dans les registres d’informations utilisés à la DRI LLL. Il s’assure de la mise à jour des informations dans les outils de gestion de projets mis à la disposition des chargés de projets. Il propose et met en place des indicateurs de gestion en respect du cadre de gestion de projets de la DRI LLL.

Le spécialiste en procédés administratifs participe à la gestion des portefeuilles de projets (production de tableaux de bord, registres des demandes, indicateurs, suivis financiers et avancement, etc.) ainsi qu’au développement et au respect du cadre de gestion de projets (définition et implantation de divers outils et processus de gestion de projets, soutien administratif, contrôle de qualité des outils, etc.).

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES:
- Participe à la rédaction, à l’application et au respect du cadre de gouvernance des projets de la DRI LLL;
- Participe à la rédaction, à l’application et au respect du cadre de gestion de projets (documentation des processus, développement des outils, formation, soutien aux utilisateurs, contrôles, etc.);
- Participe activement à l’optimisation des processus en gestion de projets;
- Participe activement à l’organisation du travail inhérent à l’implantation des processus et des outils de gestion de projets;
- S’assure de l’application et du suivi du Plan de Gestion en Ressources informationnelles (PGRI) du MSSS;
- Participe activement à l’élaboration et aux suivis des plans directeurs des CISSS partenaires;
- Participe à la coordination des activités de la programmation quinquennale des projets et des activités en ressources informationnelles;
- Assure la coordination des activités de suivi de projets (M050S) et de l’état de santé des projets en ressources informationnelles (ESP) ;
- Participe à la coordination des activités du bilan annuel des investissements et des dépenses en ressources informationnelles (BILAN);
- S’assure de la prise en charge des demandes d’évaluation des projets ;
- S’assure de la mise à jour des registres des demandes et des projets;
- Participe à la priorisation des projets, à l’élaboration et au maintien des portefeuilles de projets TI;
- Produit et transmet le tableau de bord de suivis des demandes et des projets;
- Propose et produit les indicateurs de gestion à son supérieur;
- Collabore à la gestion de la capacité des ressources humaines et financières;
- Participe et collabore aux rencontres de suivis et de reddition de compte en lien avec les demandes et projets avec les CISSS partenaires;
- Assure un soutien aux ressources de la DRI LLL en particulier pour les activités suivantes :
o Préparation et suivis des demandes d’analyse;
o Accès et utilisation des gabarits et formulaires normalisés;
o Préparation des dossiers d’opportunité (DO), d’affaires (DA) et d’affaires simplifiés (DAS);
o Préparation des plans d’affaires;
o Préparation des devis d’appel d’offres;
o Suivis financiers des demandes et des projets;
o Formation et utilisation des outils formalisés à la DRI LLL en gestion de projets;
o Activités de clôture des projets et recommandations d’améliorations nécessaires.

Exigences:

FORMATION ACADÉMIQUE
- Diplôme universitaire de premier cycle en sciences de l’administration, en sciences sociales (relations industrielles) ou dans une autre discipline universitaire appropriée;
- Certification en gestion de projets, un atout;
• EXPÉRIENCE (S) PROFESSIONNELLE (S)
- Expérience en gestion de projets informatiques un atout;
- Utilisation de MS Project, un atout.

PROFIL DE COMPÉTENCES:
- Maitrise des processus et outils de gestion de projets;
- Connaissance des systèmes d’information reliés au réseau de la santé et des services sociaux;
- Très bonne connaissance des outils de bureautique Word, Excel et PowerPoint (connaissance de Visio : un atout);
- Grande capacité dans la gestion des priorités;
- Capacité d'influencer, de communiquer et de travailler en équipe;
- Capacité à comprendre les exigences d'affaires;
- Être polyvalent, habile, autonome et professionnel;
- Être orienté sur la satisfaction de la clientèle;
- Faire preuve de leadership;
- Capacité à innover et à proposer de nouvelles façons de faire;
- Très bonne connaissance du français parlé et écrit.