Nous sommes à la recherche d’un Coordonnateur exécutif et opérations afin d’offrir un soutien administratif et opérationnel à la haute direction d'un bureau de gestion de patrimoine familial. La personne sélectionnée jouera un rôle clé dans la coordination des activités exécutives, la gestion administrative et le bon fonctionnement des opérations de bureau.

Relevant de la direction générale et de la direction financière, cette personne collaborera également avec différentes entités affiliées et partenaires externes dans un environnement confidentiel et professionnel.

Principales responsabilités

Coordination exécutive et soutien administratif (10%)

• Organiser les rencontres internes et externes de la direction et assurer une gestion efficace des calendriers.
• Coordonner la logistique des réunions de direction, comités et conseils d’administration.
• Préparer, réviser et assurer le suivi de divers documents administratifs et comptes rendus.
• Veiller au respect des procédures internes et des processus décisionnels.
• Agir comme personne-ressource lors des absences des membres de la direction.
• Assurer le suivi des communications et des documents nécessitant des approbations ou signatures électroniques.
• Soutenir la gestion quotidienne des priorités et des échéanciers de la direction.

Gestion documentaire et coordination opérationnelle (70%)

• Participer au maintien des systèmes de classement administratifs et juridiques afin d’assurer un accès rapide aux documents importants.
• Rédiger, corriger et mettre en forme différents documents confidentiels ou stratégiques.
• Assurer la mise à jour de diverses bases de données et listes de références.
• Collaborer avec les équipes administratives et financières dans la préparation de documents requis.
• Contribuer à la coordination de certains fournisseurs et services externes (TI, ressources humaines, télécommunications, etc.).

Administration de bureau (20%)

• Superviser les besoins administratifs liés aux bureaux, fournitures et espaces communs.
• Participer à l’organisation générale des opérations quotidiennes afin d’assurer un environnement de travail efficace et professionnel.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales ou formation pertinente dans un domaine connexe.
• Une formation en techniques juridiques ou en soutien administratif constitue un atout.
• Minimum de plusieurs années d’expérience dans un poste similaire auprès de cadres ou de la haute direction.
• Excellente maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, PowerPoint, SharePoint).
• Capacité à évoluer dans un environnement rapide nécessitant une bonne gestion des priorités.
• Approche proactive, autonomie et fort sens de l’initiative.
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Grand professionnalisme, discrétion et respect de la confidentialité.
• Habiletés relationnelles développées, diplomatie et jugement.
• Forte orientation vers les résultats et sens des responsabilités.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Bilinguisme français/anglais fonctionnel requis afin d’interagir avec différents intervenants et partenaires (l'anglais est nécessaire quotidiennement pour des communication avec les gestionnaires hors-Québec).

Dans le présent affichage de poste, le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

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