Notre client, une entreprise dans le domaine immobilier, est à la recherche d'un adjoint administratif rigoureux pour soutenir les activités quotidiennes d’une équipe régionale à Montreal. Dans ce rôle, vous assurerez une coordination efficace des réunions, des communications et des tâches administratives tout en contribuant à la fluidité des opérations. La personne retenue jouera également un rôle clé dans la préparation de documents, l’organisation logistique et le suivi de diverses demandes internes et externes.

Responsibilities:

• Organiser les réunions par téléphone, en vidéoconférence ou en personne avec des collègues, des partenaires gouvernementaux, des clients, des consultants et d’autres intervenants externes.

• Fournir un soutien administratif et de secrétariat lors des rencontres internes et externes, notamment pour l’accueil, la logistique des salles et la coordination des repas.

• Tenir à jour l’agenda des membres de l’équipe régionale et ajuster les priorités selon les besoins opérationnels.

• Préparer, mettre en forme et réviser divers documents, y compris la correspondance, les notes d’information, les présentations et les rapports destinés à la direction.

• Contribuer à la production de documents régionaux et organisationnels, notamment en appuyant la préparation du budget annuel et l’assemblage de dossiers complets.

• Coordonner les réservations de déplacement et d’hébergement, puis traiter les demandes de remboursement et les dépenses des employés.

• Servir de point de contact entre le bureau régional et les équipes de soutien administratif, telles que la comptabilité, les ressources humaines, les TI, les communications et la gestion documentaire.

• Participer à certaines activités liées aux communications internes, à l’image organisationnelle et aux relations avec le public.

• Effectuer le suivi des frais administratifs, préparer les demandes de paiement, concilier les dépenses mensuelles et aider à résoudre les questions liées aux factures en attente.

• Superviser la circulation du courrier, des envois et des réceptions afin d’assurer un traitement rapide et ordonné des documents et colis.

Avantages du poste:

• Assurances collectives + REER
• Programme d'aide aux employés;
• Allocation santé;
• Possibilités d'évolution

Exigences:

• Minimum de 2 années d’expérience dans un poste de soutien administratif ou de coordination de bureau;
• Excellente maîtrise de Microsoft Office, incluant Word, Excel, Outlook et PowerPoint;
• Bilinguisme (français/anglais) afin de communiquer quotidiennement avec les autres places d'affaires au Canada;
• Mode hybride 3 jours sur site

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Des questions? Communiquez avec le bureau de votre région au 1.888.490.4154. Tous les candidats répondant à des offres d’emploi au Canada doivent être autorisés à y travailler.

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