Secrétaire d'unité administrative
City of Pointe-Claire Pointe-Claire, Quebec
Contract / Freelance
Full time
As soon as possible
Description
Secrétaire d'unité administrative Texte de présentation : Pointe-Claire est une ville de 34 000 habitants, située en bordure du lac Saint-Louis et faisant partie de l’agglomération de Montréal. Reconnue pour son style de vie, Pointe-Claire se démarque également par son riche patrimoine architectural et historique et par la qualité des services offerts à sa population. Dédiée à la vie de ses citoyennes et citoyens, la Ville a pour mission d’assurer la pérennité de la qualité de l’environnement social, culturel et économique de Pointe-Claire pour les générations actuelles et futures. Mission du service : Assurer la pérennité et la fonctionnalité de l’ensemble des infrastructures, des équipements et des bâtiments publics dans une perspective de développement durable et d’amélioration de la qualité de vie des citoyens. Description : Le ou la titulaire du poste de secrétaire d’unité administrative assure l'exécution des activités attribuées à un service. Le/la titulaire effectue des tâches variées de nature administrative, cléricale et de soutien général pour le personnel du Service, telles que la gestion d’agenda, les communications téléphoniques, le service à clientèle, et la traduction, la rédaction et la transcription de correspondance et d’autres documents en français et en anglais. Responsabilités générales et objectifs : Le/la titulaire du poste assure l'exécution des principales activités suivantes :
• Reçoit le courrier, en prend connaissance et l’achemine à qui de droit.
• Rédige et signe de la correspondance d'ordre général et non technique telles que réponses à des demandes d'information.
• S'assure que la correspondance à expédier est complète et ne contient pas d'erreurs de frappe, de grammaire, de syntaxe et d'orthographe.
• Reçoit, loge et transmet les appels téléphoniques; accueille les visiteurs; obtient et donne l’information disponible.
• Fait le suivi de la documentation et des échéanciers avec les gens concernés.
• Effectue la préparation matérielle de réunions, et procède aux convocations.
• Assiste à des réunions, prend note des délibérations et dresse les comptes rendus ou les procès-verbaux.
• Recueille et collige des données en provenance de diverses sources.
• Effectue diverses autres tâches de secrétariat et d'écritures simples; utilise l'équipement usuel de bureau.
• Tient l’agenda de son supérieur.
• Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport), hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.
• Effectue, sur demande, toute autre tâche connexe. Exigences du poste : Le/la titulaire doit détenir un diplôme d’études professionnelles associé à un programme d’étude dans le secteur approprié. L’emploi nécessite deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi ou toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente selon la politique établie.
Autres exigences :
• Bilinguisme et bonne connaissance de la grammaire française et anglaise
• Connaissance des logiciels Word, Outlook, Excel
• Connaissance de Kronos sera considérée comme un atout
• Sens de l’organisation développé
• Entregent et habiletés en service à la clientèle
• Connaissance de la rédaction de procès-verbaux, de la saisie au clavier et de la disposition des textes et des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat 35 heures par semaine
Pour la période comprise entre l’Action de Grâce et le premier lundi de mai : du lundi au vendredi inclusivement, de 8 h 30 à 16 h 30 moins une heure pour le repas.
Pour la période comprise entre le premier lundi de mai et l’Action de Grâce : du lundi au jeudi inclusivement, de 8 h 00 à 16 h 30 moins 45 minutes pour le repas; le vendredi, de 8 h 00 heures à midi. Note de bas de page : * La Ville de Pointe-Claire souscrit aux principes d'égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.Nous vous remercions à l’avance de votre candidature. Cependant, seules les personnes retenues seront contactées. Administrative Unit Secretary Pointe-Claire is a city with a population of 34,000 located along Lac Saint-Louis and forming part of Greater Montreal. Recognized for its lifestyle, Pointe-Claire also has a distinctively rich architectural and historical heritage and provides services of outstanding quality to its population. Dedicated to the life of its citizens, the City's mission is to ensure that the quality of its social, cultural and economic environment is maintained for citizens today as well as future generations. Departmental mission: To ensure the longevity and proper functioning of all public facilities, equipment, and buildings, in order to support sustainable development and improve citizens’ quality of life. Description: The Administrative Unit Secretary ensures that the activities related to the s
• Reçoit le courrier, en prend connaissance et l’achemine à qui de droit.
• Rédige et signe de la correspondance d'ordre général et non technique telles que réponses à des demandes d'information.
• S'assure que la correspondance à expédier est complète et ne contient pas d'erreurs de frappe, de grammaire, de syntaxe et d'orthographe.
• Reçoit, loge et transmet les appels téléphoniques; accueille les visiteurs; obtient et donne l’information disponible.
• Fait le suivi de la documentation et des échéanciers avec les gens concernés.
• Effectue la préparation matérielle de réunions, et procède aux convocations.
• Assiste à des réunions, prend note des délibérations et dresse les comptes rendus ou les procès-verbaux.
• Recueille et collige des données en provenance de diverses sources.
• Effectue diverses autres tâches de secrétariat et d'écritures simples; utilise l'équipement usuel de bureau.
• Tient l’agenda de son supérieur.
• Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport), hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.
• Effectue, sur demande, toute autre tâche connexe. Exigences du poste : Le/la titulaire doit détenir un diplôme d’études professionnelles associé à un programme d’étude dans le secteur approprié. L’emploi nécessite deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi ou toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente selon la politique établie.
Autres exigences :
• Bilinguisme et bonne connaissance de la grammaire française et anglaise
• Connaissance des logiciels Word, Outlook, Excel
• Connaissance de Kronos sera considérée comme un atout
• Sens de l’organisation développé
• Entregent et habiletés en service à la clientèle
• Connaissance de la rédaction de procès-verbaux, de la saisie au clavier et de la disposition des textes et des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat 35 heures par semaine
Pour la période comprise entre l’Action de Grâce et le premier lundi de mai : du lundi au vendredi inclusivement, de 8 h 30 à 16 h 30 moins une heure pour le repas.
Pour la période comprise entre le premier lundi de mai et l’Action de Grâce : du lundi au jeudi inclusivement, de 8 h 00 à 16 h 30 moins 45 minutes pour le repas; le vendredi, de 8 h 00 heures à midi. Note de bas de page : * La Ville de Pointe-Claire souscrit aux principes d'égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.Nous vous remercions à l’avance de votre candidature. Cependant, seules les personnes retenues seront contactées. Administrative Unit Secretary Pointe-Claire is a city with a population of 34,000 located along Lac Saint-Louis and forming part of Greater Montreal. Recognized for its lifestyle, Pointe-Claire also has a distinctively rich architectural and historical heritage and provides services of outstanding quality to its population. Dedicated to the life of its citizens, the City's mission is to ensure that the quality of its social, cultural and economic environment is maintained for citizens today as well as future generations. Departmental mission: To ensure the longevity and proper functioning of all public facilities, equipment, and buildings, in order to support sustainable development and improve citizens’ quality of life. Description: The Administrative Unit Secretary ensures that the activities related to the s
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ervice are completed. The incumbent performs a variety of administrative, clerical and general support tasks for departmental staff, including: calendar management; telephone communications; customer service; and translation, drafting and transcribing correspondence and other documents in English and French. General responsibilities and goals: The jobholder’s main responsibilities are as follows:
• Receive and review incoming mail and forward it appropriately.
• Draft routine correspondence.
• Make sure outgoing correspondence is complete and error-free (typing, grammar, syntax and spelling)
• Receive, make and redirect telephone calls; welcome visitors; obtain and give out available information.
• Track documents and follow up on deadlines, reminding the persons concerned as necessary.
• Make material preparations for meetings and convene them.
• Attend meetings, take note of the proceedings and write reports or draft minutes.
• Collect and compile data from various sources.
• Perform various other secretarial and simple writing tasks; operate standard office equipment.
• Keep the calendar of her or his direct manager.
• Make travel arrangements for her or his direct manager (transportation, accommodations, cash advances, expenditure reporting, etc.).
• Perform any other related task. Job requirements: The applicant must hold a vocational diploma in an appropriate study program. Two (2) years of experience in a similar position are required for this job ensuring familiarity with the sector or any other combination of education and experience found equivalent under the established policy.
Other requirements:
• Bilingualism and a good knowledge of English and French grammar
• Knowledge of Word, Outlook, Excel
• Knowledge of Kronos will be considered an asset
• Well-developed organizational skills
• Interpersonal and customer service skills
• Knowledgeable in drafting minutes, in typing and formatting documents, and in general office and secretarial work practices Schedule: 35 hours per week
For the period between Thanksgiving and the first (1st) Monday of May: Monday to Friday inclusively, 8:30 a.m. to 4:30 p.m., minus one (1) hour for lunch.
For the period between the first (1st) Monday of May and Thanksgiving: Monday to Thursday inclusively, 8:00 a.m. to 4:30 p.m., minus forty-five (45) minutes for lunch; Friday, 8:00 a.m. to noon. Footnote: * The City of Pointe-Claire is an equal opportunity employer and invites women, Aboriginal people, members of visible minorities, ethnic minorities and handicapped persons to submit their candidacies. We thank you in advance for your application; however, only candidates who are selected will be contacted.
• Receive and review incoming mail and forward it appropriately.
• Draft routine correspondence.
• Make sure outgoing correspondence is complete and error-free (typing, grammar, syntax and spelling)
• Receive, make and redirect telephone calls; welcome visitors; obtain and give out available information.
• Track documents and follow up on deadlines, reminding the persons concerned as necessary.
• Make material preparations for meetings and convene them.
• Attend meetings, take note of the proceedings and write reports or draft minutes.
• Collect and compile data from various sources.
• Perform various other secretarial and simple writing tasks; operate standard office equipment.
• Keep the calendar of her or his direct manager.
• Make travel arrangements for her or his direct manager (transportation, accommodations, cash advances, expenditure reporting, etc.).
• Perform any other related task. Job requirements: The applicant must hold a vocational diploma in an appropriate study program. Two (2) years of experience in a similar position are required for this job ensuring familiarity with the sector or any other combination of education and experience found equivalent under the established policy.
Other requirements:
• Bilingualism and a good knowledge of English and French grammar
• Knowledge of Word, Outlook, Excel
• Knowledge of Kronos will be considered an asset
• Well-developed organizational skills
• Interpersonal and customer service skills
• Knowledgeable in drafting minutes, in typing and formatting documents, and in general office and secretarial work practices Schedule: 35 hours per week
For the period between Thanksgiving and the first (1st) Monday of May: Monday to Friday inclusively, 8:30 a.m. to 4:30 p.m., minus one (1) hour for lunch.
For the period between the first (1st) Monday of May and Thanksgiving: Monday to Thursday inclusively, 8:00 a.m. to 4:30 p.m., minus forty-five (45) minutes for lunch; Friday, 8:00 a.m. to noon. Footnote: * The City of Pointe-Claire is an equal opportunity employer and invites women, Aboriginal people, members of visible minorities, ethnic minorities and handicapped persons to submit their candidacies. We thank you in advance for your application; however, only candidates who are selected will be contacted.
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Pointe-Claire is a city with a population of 34,000 located along Lac Saint-Louis and forming part of Greater Montreal. Recognized for its lifestyle, Pointe-Claire also has a distinctively rich architectural and historical heritage and provides...
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