Préposé.e à l'accueil
Ville St-Hyacinthe Saint-Hyacinthe, Québec
Permanent
34 h - Temps plein
42,985.00$ - 55,111.00$ Annuel
Aussitôt que possible
Quart de travail: Jour
Description du poste
Sous la responsabilité de la directrice des communications et de la participation citoyenne, la personne titulaire du poste est responsable d'accueillir les visiteurs se présentant à l'hôtel de ville ainsi que de traiter les appels téléphoniques. Elle effectue également les tâches cléricales demandées.
PRINCIPALES FONCTIONS
PRINCIPALES FONCTIONS
- Reçoit et achemine les appels téléphoniques de la Ville aux personnes appropriées;
- Transmet les renseignements d'ordre général;
- Accueille et dirige les visiteurs de l'hôtel de ville;
- Reçoit, ouvre, trie, estampille et classe le courrier des divers services de l'hôtel de ville;
- Complète les formules d'envoi de courrier spécial et s'assure de leur acheminement;
- Gère la réservation des salles, des besoins de montage, de service de café et rafraîchissements;
- Assure le lien entre l’appariteur-courrier et les demandeurs selon les paramètres établis par la directrice des communications et de la participation citoyenne;
- Assure le maintien de l’inventaire et offre le service relatif aux articles promotionnels ainsi qu’aux outils de communication;
- Effectue la mise à jour des listes téléphoniques (fournisseurs, collaborateurs, médias, etc.) et des annuaires;
- Fournit l’information relative à l’affichage selon la politique établie sur les structures permanentes de la Ville (oriflammes, panneau électronique et panneaux lumineux). Reçoit les demandes d’affichage provenant des organismes sans but lucratif reconnus par la municipalité et des différents services de la Ville, puis assure le suivi avant l’émission des certificats d’autorisation en conformité avec la politique d’affichage;
- Participe au suivi et à la documentation entourant des projets spécifiques;
- Agit à titre de commissaire à l’assermentation;
- Lors d’absence de l’appariteur-courrier, au besoin, elle timbre et achemine le courrier au bureau de poste;
- Effectue différentes tâches cléricales (courriel, courtes lettres, notes de service);
- Lors d’absence, peut être appelée à remplacer la préposée - service aux citoyens;
- Elle accomplit toutes autres tâches à la demande de son supérieur.
Exigences
- Essentielle - Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou équivalent reconnu par le ministère de l’Éducation du Québec;
- Importante - Posséder un minimum d'une (1) année d'expérience pertinente;
- Importante - Maîtriser un niveau de la langue française élevée autant à l’écrit qu’à l’oral;
- Importante - Posséder un niveau de connaissance intermédiaire avec la Suite Office;
Connaissances et aptitudes
- Importante - Posséder des aptitudes et habilités à l’égard de standards élevés en matière de service à la clientèle;
- Importante - Posséder les autres qualités et aptitudes suivantes : autonomie et initiative, minutie et précision, et capacité à travailler sous pression.
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