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Syndicat des employées et employés de l'UQAM

Secrétaire de direction

Syndicat des employées et employés de l'UQAM Montréal, Québec

Soutien administratif
Publié il y a 6 jour(s) | Toujours ouvert
Permanent 28 h - Temps partiel 38,540.00$ - 46,781.00$ Annuel Aussitôt que possible Quart de travail: Jour

Description du poste

Cette personne assure le soutien secrétarial et administratif relié à la gestion des activités du SEUQAM. Dans le respect des normes de confidentialité, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

1. Accueille et renseigne les membres du SEUQAM ou autre unité d’accréditation du SCFP 1294 ou les personnes représentant divers organismes (peut être appelée à accueillir et à orienter des personnes en situation de détresse) ;
2. Reçoit et filtre les appels téléphoniques, donne ou transmet des renseignements ou de la documentation ou effectue les recherches nécessaires afin de répondre adéquatement aux demandes qui lui sont formulées ; réfère aux comités ou instances appropriées en fonction de la nature des demandes ;
3. Peut être appelée à effectuer la prise de notes et la rédaction de procès-verbaux de certaines instances telles que l’Assemblée générale et le Conseil syndical.
4. Organise et tient à jour le système de classement et d’archivage du secrétariat tel que les dossiers des membres du SEUQAM, les affichages de poste et de confirmation des candidatures ; tient à jour le système de classement des activités du SEUQAM telles que les procès-verbaux des instances syndicales ;
5. Travaille en collaboration avec les comités désignés (griefs, santé et sécurité, perfectionnement, évaluation, etc.) et effectue diverses tâches telles qu’ouverture de dossiers, saisie de données, recherches et vérifications à l’aide de différents documents, prise de rendez-vous et conciliation des disponibilités, convocations, préparation de l’ordre du jour, appels auprès d’individus ou d’organismes, transmission de documents aux instances appropriées ;
6. Dépouille le courrier, en prend connaissance, le trie et le distribue en fonction des priorités ;
7. Effectue les travaux de secrétariat à l’aide de différents logiciels ;
8. Compile, organise et tient à jour les données nécessaires à l’envoi des documents aux membres et instances du SEUQAM ;
9. Effectue les envois de documents aux membres du SEUQAM ainsi qu’à divers organismes internes et externes ; assure la mise à jour des divers documents disponibles pour les membres du SEUQAM ;
10. Tient à jour l’agenda de la personne présidente et prend les dispositions s’y rattachant telles que modification de l’agenda en tenant compte des urgences et des priorités ;
11. Utilise différents appareils de bureau tels que micro-ordinateur, photocopieur, télécopieur et numériseur.

Exigences

  • Essentielle - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat
  • Essentielle - Expérience de trois (3) ans)
  • Essentielle - 35 mots à la minute pour la saisie de texte
  • Essentielle - Minimum de 75% au test de français

Connaissances et aptitudes

  • Atout - Connaissance du milieu syndical
  • Atout - Habileté avec l'informatique
  • Atout - Empathie avec les personnes en situation difficile
Avantages salariaux : Fonds de pension, assurances collectives, 5 semaines de vacances
Mobilité : Aucune
Syndicat des employées et employés de l'UQAM

Syndicat des employées et employés de l'UQAM

Le Syndicat des employées et employés de l'UQAM, section locale 1294 du Syndicat canadien de la fonction publique, représente environ 1700 employées et employés de soutien des groupes de métiers et services, bureau, technique et professionnel...

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