CISSS DE LAVAL

SECRÉTAIRE DE DIRECTION / ADJOINTE EXÉCUTIVE / ATTACHÉ DE DIRECTION / ADJOINTE À LA DIRECTION- (CNS-18-2021 / 14002)

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    SECRÉTAIRE DE DIRECTION / ADJOINTE EXÉCUTIVE / ATTACHÉ DE DIRECTION / ADJOINTE À LA DIRECTION- (CNS-18-2021 / 14002)

    CISSS DE LAVAL Laval (Rive-Nord), Québec

    Soutien administratif
    Référence : (CNS-18-2021 / 14002)
    Publié il y a 15 jour(s) | Toujours ouvert
    Permanent 35 h - Temps plein 19.26$ - 29.07$ Horaire Aussitôt que possible Quart de travail: Jour

    Description du poste

    Description :

    La personne agira sous l'autorité du directeur adjoint de la direction du programme jeunesse, l'attachée de direction planifie, gère et fournit des services de soutien administratif, au bon fonctionnement et à l'efficacité du bureau.
    RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES :
    En tant que collaboratrice, elle apporte un appui direct au directeur adjoint dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa gouvernance et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers qui lui sont confiés.
    Elle assiste le directeur adjoint dans l'exercice de ses fonctions en coordonnant les procédures administratives, les activités de recherche et d'analyse, de communication et d'accueil reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles et à l'organisation du travail.
    Elle conseille, aide et informe les membres du personnel, les gestionnaires et la clientèle dans son champ d’activité.
    Elle contrôle la qualité des documents émanant de sa gouvernance.

    RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :
    1. Assiste le directeur adjoint dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés :
    - Effectue des travaux administratifs reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail
    - Apporte un soutien à l’approbation des relevés de présence afin d’assurer la liaison avec la paie
    - Produit les comptes de dépenses
    - Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers
    - Prépare l’ordre du jour et prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions
    - Assure le suivi et prépare les documents pour les comités sous la responsabilité du directeur adjoint
    - Assiste à des rencontres ou comité à titre de représentant de la direction
    - Consigne et prépare les procès-verbaux, les comptes rendus des réunions
    - Assure, révise et assume la mise en page et la production des documents pertinents aux activités de sa direction
    2. Interprète les requêtes acheminées à son supérieur :
    - Répond adéquatement et de façon autonome aux demandes
    - Règle les situations problématiques
    - Détermine les actions à poser, informe son supérieur ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi
    3. Planifie et coordonne l’agenda de son supérieur en fonction des priorités et des urgences :
    - Fixe les rendez-vous et les réunions
    - Confirme les rendez-vous et les réunions
    - Réorganise l’agenda lors des changements
    - Lui rappelle ses engagements
    4. Traite la correspondance de son supérieur :
    - Prend connaissance de la correspondance électronique et postale
    - Rédige toute correspondance et document nécessaires
    - Examine les documents préparés et en contrôle la qualité avant de les soumettre au directeur pour signature et approbation
    - Communique l’information aux personnes concernées
    5. Reçoit et filtre les appels téléphoniques de son supérieur :
    - Assure une réponse téléphonique
    - Dirige les appels
    - Assure les suivis nécessaires lors d’absence
    6. Assure le remplacement de l’attachée de direction du Directeur la direction du programme jeunesse

    Exigences :

    - DEC selon le champ d'activités requis OU CEC OU AEC selon le champ d'activités requis combiné à une expérience pertinente OU certificat universitaire complété de 30 crédits selon le champ d'activités requis
    - Maîtrise de la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit;
    - Maîtrise du Logiciel Word (niveau intermédiaire)
    - Maîtrise du Logiciel Excel (niveau intermédiaire)
    - Maîtrise du Logiciel Powerpoint (niveau intermédiaire)
    - Vitesse de frappes au clavier de 40 mots/minute
    - Doit posséder 3 années d'expérience pertinente auprès d'un cadre (de niveau coordonnateur, adjoint au directeur, directeur adjoint ou directeur) du réseau de la santé ou d'une grande organisation.

    PROFIL DE COMPÉTENCES :

    • Orientation-client ;
    • Partenariat dans un rôle majeur de soutien auprès de la direction, des gestionnaires et du personnel ;
    • Leadership mobilisateur dans ses champs de compétence ;
    • Compétence à gérer la complexité, à donner du sens aux orientations et aux actions ;
    • Intérêt pour le travail d’équipe et sens du collectif ;
    • Habiletés sur le plan des communications interpersonnelles et organisationnelles autant à l’oral qu’à l’écrit, habiletés particulières en animation de groupe ;
    • Bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;
    • Gestion orientée vers une approche participative prônant la responsabilisation des personnes, la cohérence des actions et l’atteinte des résultats visés ;
    • Bonnes capacités de créativité et d’innovation ;
    • Habiletés politiques ;
    Capable de traiter des renseignements confidentiels et délicats avec tact et discrétion.


    Veuillez faire parvenir votre candidature en ligne sur notre Site Web:
    http://www.lavalensante.com/carrieres/emplois-disponibles/
    no référence: (CNS-18-2021)
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