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Secrétaire aux Journées dentaires internationales du Québec (JDIQ) - Conférenciers

Description du poste

  • 2018-02-19
  • À discuter
  • Sous l'autorité du Directeur des journées dentaires internationales du Québec (JDIQ), la secrétaire fournit le soutien administratif relativement au volet conférenciers du congrès annuel. La personne sera responsable de:

    1. Responsable de l’ouverture des dossiers et en assurer le suivi.
    2. Préparer les lettres de confirmation et contrats des conférenciers.
    3. Recueillir et traiter l’information reçut des conférenciers tels que les notes de cours, les besoins
    audiovisuels et en assurer le suivi.
    4. Assurer la liaison avec les conférenciers pour les aspects reliés à la logistique et au déroulement
    des conférences ; répondre aux questions, prise en charge des conférenciers lors du congrès.
    5. Préparer la grille des conférences pour le programme régulier et en faire le suivi.
    6. Préparer les réquisitions concernant le règlement des honoraires et des dépenses des
    conférenciers ainsi que des formulaires d’exemptions.
    7. Responsable de mettre en place une base de données pour le programme scientifique et
    s’assurer de sa mise à jour.
    8. Entretenir des communications téléphoniques et assurer le suivi des courriels envoyés par les
    conférenciers.
    9. Assurer le lien entre les conférenciers et le comité des JDIQ.
    10. Recueillir les informations des dossiers pour la réalisation des feuillets publicitaires, du
    programme préliminaire et du programme final des Journées dentaires : lecture et correction
    d’épreuves.
    11. Responsable de l’envoi du programme préliminaire aux conférenciers.
    12. Faire le suivi de la traduction des textes des conférenciers.
    13. Participer aux réunions du comité des JDIQ.
    14. Suivi des dossiers des conférenciers selon les recommandations du comité des JDIQ.
    15. Maintien à jour de la grille des conférenciers et de la grille des propositions reçues.
    16. Participer à l’accueil des conférenciers lors de la tenue du congrès annuel.
    17. Assurer une permanence au secrétariat lors des JDIQ.
    18. Responsable de commander le matériel pour les conférenciers.
    19. Assurer le suivi avec les « sponsors ».
    20. Responsable de l’entrée de données de l’application mobile pour la section des conférenciers,
    AGA, événements spéciaux.
    21. Monter les informations pour affichage sur les écrans lors de la tenue du congrès.
    22. Effectuer toutes autres tâches connexes

Exigences

  • Importante - DEP ou AEC en secrétariat ou bureautique
  • Importante - Expérience de 3 ans
  • Essentielle - Bilinguisme

Connaissances et aptitudes

  • Importante - Suite MS Office
  • Importante - Service clientèle
  • Essentielle - Travail d'équipe
  • Essentielle - Disponibilité
  • Importante - Organisation du travail

Description de l'entreprise

La raison d’être de l’Ordre des dentistes du Québec est la protection du public.

Sa mission est d’assurer la qualité des services en médecine dentaire par le respect de normes élevées de pratique et d’éthique, et de promouvoir la santé buccodentaire auprès de la population du Québec.

Autres offres de l'entreprise

 

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