École Polytechnique de Montréal

Commis - Aide financière et bourses

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    École Polytechnique de Montréal

    Commis - Aide financière et bourses

    École Polytechnique de Montréal Montréal, Québec

    Soutien administratif
    Référence : 00001052
    Publié il y a 6 jour(s) | Toujours ouvert
    Permanent 35 h - Temps plein Aussitôt que possible

    Description du poste

    OFFRE D'EMPLOI
    Nº00001052
    Affichage externe
    3 octobre 2018 au 19 octobre 2018

    COMMIS - AIDE FINANCIÈRE ET BOURSES
    (Poste subventionné)
    SERVICE AUX ÉTUDIANTS

    Supérieur immédiat
    Responsable - Secteur de l'aide financière et des bourses
    Chantal Noël

    Lieu de travail
    Pavillon principal (Montréal, Québec)

    Sommaire de la fonction
    Polytechnique Montréal est l'un des plus importants établissements d'enseignement et de recherche en génie au Canada et compte plus de 8 000 étudiants et plus de 1 000 personnes à son emploi. Reconnue comme une École d'ingénierie de classe mondiale et un partenaire actif dans le développement technologique, économique et social, Polytechnique est devenue ce qu'elle est aujourd'hui grâce à l'investissement de tout son personnel. Cet apport consiste en des idées, une vision, de l'énergie et un objectif commun : celui de faire progresser Polytechnique et de l'amener plus loin encore.

    Sous la direction de la supérieure immédiate, accueille les étudiantes ou étudiants et tous visiteurs qui se présentent à son secteur et donne des renseignements généraux sur les différents concours de bourses disponibles (notamment pour les bourses des organismes subventionnaires, celles offertes par la Fondation de Polytechnique, les autres bourses internes ainsi que les bourses externes pertinentes). Assure le suivi des différentes étapes liées au cheminement des dossiers de candidature. Prépare le matériel et les documents destinés aux comités de sélection. Fait les suivis requis avec les candidats et procède au paiement des bourses.

    Principales responsabilités
    • Accueille les étudiantes ou étudiants et tous visiteurs qui se présentent à son secteur, détermine le motif de leur visite, fournit les renseignements demandés sur les différents programmes de bourses disponibles et les dirige vers les conseillers lorsque la situation l'exige;

    • Selon les procédures établies, reçoit les dossiers de candidatures en lien avec les concours de bourses gérés par son unité, vérifie les conditions d'admissibilité des étudiants ainsi que la validité des pièces soumises. En prévision des comités internes de sélection, prépare et transmet les dossiers de candidatures reçues aux personnes responsables et fait le suivi des dossiers auprès des différents intervenant en lien avec la gestion des bourses tel que la Fondation Polytechnique, les organismes subventionnaires et autres organismes externes;

    • Vérifie les statuts d'études des étudiants boursiers en prévision des paiements. Fait les suivis nécessaires auprès des étudiants boursiers afin de maintenir leur dossier à jour en fonction des exigences liées au maintien et au renouvellement des bourses. Prépare les formulaires d'aide financière et fait le suivi des paiements;

    • Organise des réunions et des comités de présélection liés aux différents programmes de bourses. Lors des comités de présélection, prend des notes et transmet les corrections exigées aux étudiants. Diffuse les résultats des concours;

    • Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies propres à son secteur. Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur. Met à jour les formulaires de demandes de bourses et diffuse les concours auprès des étudiants concernés. Collabore à l'élaboration de tableaux et d'autres outils nécessaires aux processus de sélection en lien avec les programmes de bourses. Collige et vérifie l'exactitude des données permettant le suivi de l'évolution des différents programmes de bourses;

    • Reçoit les informations concernant les opportunités de bourses destinées aux étudiants de Polytechnique. Voit à la mise à jour du répertoire des bourses ainsi que du calendrier institutionnel afin d'en faire la promotion. Assume certaines responsabilités liées à l'organisation de la cérémonie annuelle de remise des bourses;

    • Assure la gestion des courriels et le suivi des envois. À cet égard, fait le suivi de l'état des dossiers en réalisant les modifications nécessaires;

    • Répond à certaines questions relevant de sa compétence en ce qui concerne les politiques, les règles, les procédures de gestion et les pratiques en vigueur dans son secteur;

    • Effectue la saisie et la mise en page de documents, tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français et l'esthétique de la présentation;

    • Assume la responsabilité d'un système de classement. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;

    • Ouvre, trie et distribue le courrier du service, reçoit les appels téléphoniques, transmet les appels et les messages;

    • Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que ordinateurs, système informatisé de traitement de l'information, photocopieur et télécopieur;

    • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis
    .

    Scolarité
    • Diplôme d'études secondaires.

    Expérience
    • Un (1) an à moins de deux (2) ans d'expérience pertinente.

    Autres
    • Connaissance des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données).
    • Connaissance des logiciels utilisés dans le secteur d'activités (par exemple, Moodle).

    Rémunération
    De 21,92 $ à 26,37 $, classe 5.

    Durée et/ou horaire de travail
    Temps complet - 35 heures par semaine.

    Mise en candidature

    Pour nous faire parvenir votre candidature, veuillez visiter notre site Internet à l'adresse suivante : http://www.polymtl.ca/carriere/offres-demploi.

    Date limite de soumission des candidatures : vendredi 19 octobre 2018, à 17 h.

    Polytechnique Montréal applique un programme d'accès à l'égalité et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs caractéristiques.

    Polytechnique Montréal remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
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    Fondée en 1873, l'École Polytechnique décerne chaque année plus de 600 diplômes d'ingénieur, 200 maîtrises et 50 doctorats. Affiliée à l'Université de Montréal, l'École se trouve sur le flanc du Mont-Royal.

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