2511491
(Référence :18-19_SAD-02)

Agente ou agent de soutien administratif, classe I

Description du poste

  • 2018-08-13
  • Pour une description complète et détaillée de cette offre, veuillez consulter le site Internet du Cégep Marie-Victorin au www.collegemv.qc.ca à la rubrique «Emplois».

    Quelques attributions caractéristiques

    La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
    Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège.
    Elle peut avoir à réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d’activités.
    Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
    Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.
    Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
    Elle initie au travail les nouvelles personnes.
    Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

    De façon plus spécifique, la personne :
    • est affectée au guichet du Service de l’organisation scolaire et agit en qualité de caissière;
    • accueille et transmet à la clientèle les renseignements relatifs aux processus et aux procédures en vigueur;
    • répond par téléphone ou par courriel aux diverses demandes d’information, selon les besoins du service;
    • assiste la clientèle, notamment dans sa démarche d’admission, de choix de cours, de changement de programme, de reproduction de documents;
    • s’occupe de certaines opérations liées à l’admission (téléchargement des données par fichier électronique, saisie de données, envoi des lettres d’admission, production de statistiques d’admission, etc.);
    • assure un suivi des demandes de changement de programme ou de profil;
    • convoque les étudiants aux tests et aux entrevues d’admission et fait les suivis;
    • participe aux opérations massives du service et fait de la saisie de données;
    • participe aux inscriptions de la formation continue.

    La personne peut être appelée à :
    • tenir à jour les dossiers des étudiants, produit différents rapports, émet les cartes d’identité et complète divers formulaires;
    • assurer la mise à jour du procédurier lié à ses fonctions de façon régulière;
    • collaborera aux suivis des dossiers des étudiants et stagiaires étrangers internationaux;
    • vérifie les dossiers des étudiants et fait les suivis des pièces manquantes relativement au statut de résident du Québec ou des étudiants étrangers afin qu’ils soient conformes aux règles et aux politiques en vigueur;
    • offre un soutien aux enseignants et aux étudiants quant à l’utilisation du système Omnivox et des applications MIO, Léa;
    • effectue le classement inhérent au travail participer à l’épuration et à l’archivage des dossiers.
    Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences

  • Essentielle - DEP ou DES avec option appropriée
  • Essentielle - Expérience pertinente d'un an
  • Essentielle - Réussir le test de français écrit, niveau II
  • Essentielle - Maîtrise de la Suite Office
  • Essentielle - Anglais fonctionnel (parlé et écrit)

Connaissances et aptitudes

  • Essentielle - Aptitude service à la clientèle + communication
  • Essentielle - Résistance au stress et respecte des échéances
  • Essentielle - Très bon travail d'équipe et gestion des priorités
  • Essentielle - Esprit d'analyse, souci du détail et bon jugement

Description de l'entreprise

Le Cégep Marie-Victorin est un établissement d'enseignement supérieur collégial qui offre une formation à une population jeune et adulte d'environ 3000 élèves à temps complet à l'enseignement régulier et 1500 élèves à temps complet dans différents programmes à l'éducation des adultes sur plusieurs sites d'enseignement (le Centre d'éducation multiculturel situé au 5010 rue Paré à Montréal, le Centre de services aux entreprises situé au 767 rue Bélanger à Montréal ainsi que le Bureau de la reconnaissance des acquis et des compétences et le Service de l'éducation permanente tous deux situés au 7050 rue Marie-Victorin à Montréal-Nord).

Autres offres de l'entreprise

 

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