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(Référence :2017-2018S58-2)

Agent(e) de soutien administratif, classe principale (Secrétaire de direction)

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • Statut de l'emploi : Remplacement temps complet se terminant au plus tard au retour du titulaire du poste.
    Horaire de travail : Horaire de travail de 35 heures semaine, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h30. Disponibilité requise en soirée afin d’assister la Directrice des études et de la vie étudiante dans divers comités.
    Échelle salariale : 22.34$ - 25.97$

    Description :
    Description du titre d'emploi (plan de classification)
    Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d'un secteur d'activité donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l'expertise et l'autonomie.

    Nature spécifique du travail
    1. Assurer le secrétariat de la Direction des études et de la vie étudiante.
    2. Assurer le support administratif des différents comités et instances sous la gouverne de la directrice des études et de la vie étudiante, notamment la Commission des études, le comité des affaires pédagogique, la Régie pédagogique, et les rencontres des responsables de la coordination de départements et de programmes (RCD-RCP)
    3. Composer des documents, concevoir et rédiger des notes de service ainsi que la correspondance courante; analyser et résumer par écrit ou verbalement des documents ;compiler des statistiques, dresser des tableaux;
    4. Assurer le suivi des agendas et des échéanciers, planifier les rencontres et préparer les différents dossiers pour les réunions.
    5. Prendre connaissance des courriels, les trier et assurer les suivis en fonction des priorités.
    6. Participer au suivi des rapports d’activités et des plans de travail de la Direction des études et de la vie étudiante et assurer la mise à jour des procéduriers.
    7. Assurer le support administratif auprès des RCD et RCP concernant plusieurs dossiers, notamment la planification, la rédaction et le suivi des rapports d’activités et des plans de travail.
    8. Assurer le lien pour la directrice des études et de la vie étudiante auprès des différents intervenants internes et externes dans la collecte, la transmission et la réception d’informations.
    9. Participer à la rédaction et à la révision de tous les règlements et politiques internes liées à la gouvernance pédagogique, les conserver et les mettre à la disposition du personnel et des étudiants.
    10. Identifier les documents susceptibles d’intéresser le personnel et en assurer la diffusion.
    11. Assurer le lien administratif avec les directions des Instituts Universitaires de Technologies français (IUT) dans le cadre du dossier de la mobilité internationale.
    12. Concevoir et rédiger divers documents du service, préparer des sondages, compiler les résultats et dresser des tableaux.
    13. Assurer la gestion documentaire et l’archivage de la Direction des études et de la vie étudiante.
    14. Accueillir les différents intervenants internes et externes et agir à titre de référence de première ligne.
    15. Accomplir toute autre tâche connexe.

    Exigences :
    Formation académique requise
    • Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente

    Compétences et exigences particulières
    • Avoir six (6) années d'expérience pertinente à l'emploi
    • Excellente maîtrise du français oral et écrit
    • Aptitude à la prise de notes et à la rédaction de compte-rendu/procès-verbaux;
    • Jugement
    • Discrétion;
    • Autonomie;
    • Sens des priorités;
    • Orientation vers la clientèle (Service à la clientèle);
    • Habileté pour les relations interpersonnelles et le travail d'équipe;
    • Fiabilité;
    • Savoir faire preuve de souplesse;
    • Capacité à travailler sous pression et avec des échéanciers serrés;
    •Maîtrise avancée de Word et Power Point;

    Tests requis :
    Test de français (note de passage: 85%)
    Test de rédaction
    Panier de gestion
    Test Word 2013, de niveau avancé
    Test Power Point 2013

    Veuillez prendre note que seulement les candidatures déposées sur le site internet du Collège de Rosemont avant 16h30, le 26 avril 2018, seront considérées:
    http://www.crosemont.qc.ca/carriere/cadre-professionnel-soutien

Description de l'entreprise

Le Collège de Rosemont est un établissement d’enseignement supérieur, fier de sa culture et de ses traditions. Il se démarque par son mandat provincial de formation à distance confié au Cégep à distance, par l’originalité de ses programmes d’études et par ses efforts constants pour s’adapter aux besoins de la population étudiante. Innovateur, humain et tourné vers l’avenir, il a intégré le développement durable au cœur de son identité.

Autres offres de l'entreprise

 

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