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Exigences

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Connaissances et aptitudes

  • Bilinguisme à l'oral et à l'écrit

  • Suite Office

  • Acrobat professionnel

  • Aisance avec le public

  • Discrétion et professionnalisme

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Fusion Jeunesse/Youth Fusion

Adjoint.e au président et à la direction générale

Fusion Jeunesse/Youth Fusion Montréal, Québec

Soutien administratif
Publié il y a 22 jour(s) | Toujours ouvert
Permanent Temps plein Aussitôt que possible Quart de travail: Jour

Description du poste

Relevant de la direction générale de Fusion Jeunesse et de Robotique FIRST Québec, l’adjoint(e) au président et à la direction générale devra gérer les agendas du président et de la directrice générale. Il / Elle sera responsable de la coordination des activités de relations publiques. Il / Elle devra s’assurer de la bonne gestion du bureau. Finalement, il/elle sera la personne responsable de l’agenda ainsi que de la coordination des déplacements et de l’hébergement pour le président et la direction générale.

Notre vision
Que chaque jeune concrétise sa réussite éducative en découvrant, cultivant et valorisant ses capacités, avec le soutien de l’écosystème scolaire et de la communauté.

Notre mission
Contribuer à la persévérance scolaire, à l’employabilité et à l’engagement civique des jeunes en implantant des projets d’apprentissage expérientiel innovants qui créent des liens continus entre les milieux scolaires et la communauté.

DESCRIPTION DU POSTE D’ADJOINT(E) AU PRÉSIDENT ET À LA DIRECTRICE GÉNÉRALE

L’adjoint(e) au président et à la direction générale devra assumer les responsabilités suivantes :

• Gérer les boîtes de courriel du président et de la directrice générale et prendre les actions requises.
• Analyser des notes de service, des mémoires et des rapports reçus et à envoyer, rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents.
• Aider à la préparation de toutes les correspondances nécessaires, rapports et présentations techniques pour les réunions régulières.
• Coordonner les comités de direction.
• Rencontrer, avec le président et/ou la directrice générale, des personnes ou groupes d'intérêt spéciaux et d'autres personnes ou groupes afin de préparer des compte-rendu et des recommandations.
• Coordonner les déplacements des divers intervenants (réservation d'hôtels, vols, autres déplacements, etc.).
• Anticiper les sorties publiques, les engagements avec les partenaires et dans la communauté.
• S’assurer de la bonne gestion du bureau de Montréal (ex. Commander les items de bureau, incluant café, fournitures, papeterie, etc.
• Suivi du courrier.
• Gérer les dépenses reliées à la carte de crédit corporative et produire les rapports mensuels.
• Assurer la liaison avec les cadres supérieurs de ministères ou d'entreprises, et d'autres organismes ou associations, au nom de la direction, des comités et des conseils d’administration.
• Être responsable du classement des documents du bureau.
• Être disponible pour répondre aux demandes du président et de la directrice générale en dehors des heures de bureau. L’horaire pourra être ajusté en conséquence.
• Toute autre tâche connexe.

EXIGENCES DU POSTE:

Diplôme:
Diplôme en technique administrative ou dans un domaine similaire

Exigences:
Expérience entre 3 à 5 ans dans un rôle similaire
Expérience en gestion d'agenda
Expérience dans le domaine administratif

Compétences :
Leadership, sens de l’initiative et capacité à proposer des solutions créatives
Grande capacité à anticiper les demandes et actions à poser
Vision du développement à long terme
Bonne aisance avec le public
Rigueur et respect des échéanciers
Capacité à s’adapter à un milieu changeant et dynamique
Expérience en gestion de projets
Bonnes capacités rédactionnelles, autant en anglais qu’en français
Excellente capacité à travailler en équipe

Langues:
Français parlé et écrit
Anglais parlé et écrit

Logiciels:
Suite Office
Acrobat professionnel

Exigences

  • Essentielle - 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle d'adjoint.e
  • Essentielle - Expérience en gestion d'agenda
  • Essentielle - Expérience dans le domaine administratif
  • Essentielle - Diplôme en technique administrative ou similaire
  • Essentielle - Expérience en gestion de projets

Connaissances et aptitudes

  • Essentielle - Bilinguisme à l'oral et à l'écrit
  • Essentielle - Suite Office
  • Essentielle - Acrobat professionnel
  • Essentielle - Aisance avec le public
  • Essentielle - Discrétion et professionnalisme
Fusion Jeunesse/Youth Fusion

Fusion Jeunesse/Youth Fusion

Fusion Jeunesse est un organisme de bienfaisance québécois gagnant de plusieurs prix et distinctions. Sa mission consiste à établir des partenariats novateurs entre des écoles ciblées et des universités afin de diminuer le taux de décrochage...

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