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West Penetone Inc

Adjointe Administrative

West Penetone Inc Montréal (Région de), Québec

Soutien administratif
Publié il y a 22 jour(s) | Toujours ouvert
Permanent Temps plein Aussitôt que possible

Description du poste

Relevant du Directeur général, elle aura les principales responsabilités suivantes :
• Accueille les visiteurs, les informe ou les réfère aux ressources appropriées.
• Reçoit les appels téléphoniques et les achemine à qui de droit; elle peut répondre aux demandes
d’informations; elle peut aussi faire des communications afin de transmettre des informations et
des convocations.
• Traite le courrier (incluant le courrier électronique) en solutionnant elle-même un certain nombre
de questions, en transmettant diverses demandes et documents aux personnes concernées.
• Reçoit les télécopies sur son poste de travail et les transmets par courriel aux personnes
appropriées.
• Imprime et transmet aux personnes concernées les rapports de vente.
• Organise matériellement les réunions, convoque les participants et prépare les dossiers
nécessaires; au besoin, elle assiste à ces réunions et en dresse le compte-rendu.
• Sur demande, transcrit à l’ordinateur dans les styles et formes appropriés en apportant une
attention particulière à la grammaire et à l’orthographe des documents et des lettres. À
l’occasion, rédige de courtes notes de service, des accusés de réception ainsi que de la
correspondance courante; fait les copies requises et les classe.
• Responsable du bon fonctionnement et de l’approvisionnement de la photocopieuse centrale et
de la distributrice à café.
• Responsable du bon fonctionnement et de la configuration du système téléphonique
• Effectue les réservations d’hôtel, d’avion et de voiture lors des déplacements d’affaires
• Elle classe les dossiers selon la codification et le système établi.
• Elle accomplit toute autre tâche qui lui est confiée par son supérieur.

Exigences

  • Importante - Diplôme en bureautique
  • Importante - MInimum 3 ans d'expérience
  • Essentielle - Français et Anglais impeccable
  • Essentielle - Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook
  • Essentielle - Versatile, organisé et polyvalente
 

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