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Adjointe administrative

Télé-Ressources Services de placement Montréal, Québec

Soutien administratif
Publié il y a 20 jour(s) | Toujours ouvert
Permanent 37.5 h - Temps plein Aussitôt que possible
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Description du poste

Adjointe administrative

Vous avez envie de faire partie d’une équipe jeune et dynamique au sein d’une entreprise internationale située au cœur de Montréal?
Vous êtes une adjointe administrative bilingue avec une belle expérience? Ce poste pourrait vous intéresser!

Sous l’autorité du Directeur Technique – Amérique du Nord, l’Adjointe Administrative assure le bon fonctionnement du bureau de la Direction technique et fournit des services de soutien administratif à l’équipe technique.

Responsabilités:

• Organiser et coordonner les réunions des projets sur les chantiers et autres déplacements et voyages d’affaires pour la Direction Technique
• Préparer les réunions du département (réservation de salle, commande de repas…)
• Vérifier les comptes de dépenses soumis au Directeur Technique et au Directeur Réalisation
• Effectuer les comptes de dépenses du Directeur Technique et du Directeur Réalisation et des dépenses liées à la carte de crédit du département
• Assurer la gestion et le suivi des absences, feuilles de temps, formations et déplacements des employés du département
• Produire des présentations, rapports, notes de service, comptes rendus de réunions et tout autre document administratif
• Faire les demandes d’achats dans le système SAP
• Fournir des services de secrétariat et de soutien administratif à l’équipe de la Direction Technique
• Assurer la gestion documentaire du département et des projets et contribuer de la structure documentaire sur la plateforme
• Négocier les tarifs préférentiels de locations de voitures, avions, logements et repas pour la Direction Technique
• Organiser des événements spéciaux (ex : séminaire annuel du département)
• Assurer la qualité de la documentation de la Direction Technique vers l'extérieur (présentations, lettres, etc.)
• Mettre à jour les documents de communication (présentations de projets, présentations de la Direction Technique)
• Remplacement sporadique de la Réceptionniste

Ce que nous recherchons :

• Diplôme d’études professionnelles en bureautique
• Cinq ans d’expérience dans des fonctions similaires
• Maîtrise d’Outlook et de la suite MS Office
• Expérience en gestion documentaire et connaissance de SharePoint 2013 (un atout)
• Maîtrise de SAP (un atout)
• Bilingue (français / anglais) à l’oral et à l’écrit

Ce que nous vous offrons :

• Un poste permanent au sein d’une équipe allumée et dynamique
• Un salaire compétitif
• Une belle gamme d’avantages sociaux
• Bureaux situé en plein cœur du centre-ville et très facilement accessible en métro
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