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Chambre immobilière du Grand Montréal

Adjointe Administrative

Chambre immobilière du Grand Montréal Verdun-Île-des-Sœurs, Québec

Soutien administratif
Publié il y a 2 semaine(s) | Toujours ouvert
Permanent 37.5 h - Temps plein Aussitôt que possible

Description du poste

RESPONSABILITÉS :


Fondée en 1954, la Chambre immobilière du Grand Montréal (CIGM) est une association à but non lucratif regroupant la presque totalité des courtiers immobiliers du Grand Montréal. Avec plus de 9 000 membres, c'est la troisième plus importante chambre immobilière au Canada. Sa mission est de promouvoir et protéger activement les intérêts professionnels et d'affaires de ses membres afin qu'ils accomplissent avec succès leurs objectifs d'affaires. Au-delà des communications avec ses membres, la CIGM est aussi un intervenant majeur auprès des autorités gouvernementales, des médias, du public et des associations du milieu de l'immobilier.

RESPONSABILITÉS:

Relevant du Chef des opérations de la CIGM, la titulaire du poste supporte de façon proactive les activités administratives du service afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations tout en participant à la coordination de diverses activités et dossiers spéciaux. Elle effectue la planification, l’organisation et le suivi des différents projets qui lui seront transmis. Plus précisément, elle assume les responsabilités suivantes :

• Soutenir le Chef des opérations en faisant preuve d’initiative, de rigueur et de discrétion;
• Gérer des réunions et coordonner tous les aspects administratifs et logistiques
(réservation de salle, repas, suivis des participants,…);
• Gérer l’agenda du Chef des opérations (suivi de rencontre, documentation, conflit d’horaire);
• Assurer la liaison des demandes opérationnelles de certains comités, groupes de travail
et départements;
• Prendre en charge certaines correspondances confidentielles et non confidentielles, et en
assurer le traitement selon la sensibilité et la priorité appropriée;
• Prendre des notes, rédiger des agendas, des ordres du jour, des procès-verbaux et des
comptes-rendus de réunions de divers comités et groupe de travail;
• Rédiger et mettre à jour des documents de référence et des outils de travail;
• Réviser et contrôler la qualité linguistique des documents produits ainsi que leur mise en page;
• Effectuer des recherches d’informations légales et règlementaires;
• Préparer des rapports de dépenses, assurer un suivi budgétaire, créer des bons de commande
et soumettre des factures pour paiement;
• Effectuer de l’entrée de données et faire des mises à jour dans certains systèmes informatiques
utilisés;
• Produire en français et en anglais des lettres, des documents, des présentations, des rapports et
des graphiques;
• Organiser et participer à des événements, conférences et activités sociales;
• Collaborer avec l’équipe de direction pour divers mandats;
• Accomplir toutes autres tâches requises par le Chef des opérations.



EXIGENCES DU POSTE :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) dans un champ de spécialisation approprié, ou l’équivalent;
• Posséder au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire;
• Rigueur, souci du détail, aptitude marquée pour la planification, l’organisation, la gestion des
échéanciers et des priorités;
• Excellente capacité de rédaction de textes en français et en anglais;
• Capacité remarquable à utiliser divers outils et plateformes technologiques;
• Maitrise des logiciels de la suite Office et des outils bureautiques;
• Esprit de synthèse et sait faire preuve de grande discrétion;
• Démontrer autonomie, professionnalisme et initiative;
• Entregent et aptitudes interpersonnelles remarquées;
• Personnalité dynamique qui aime travailler sous pression;
• Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit);
• Possibilité de déplacements occasionnels;
• Connaissance du domaine de l’immobilier – atout.


CONDITIONS :

Poste permanent. Horaire de jour de 37,5 heures par semaine du lundi au vendredi avec possibilité de travail les soirs et fins de semaine. Le salaire sera à discuter. Programme complet d’avantages sociaux.

** L’entreprise souscrit en matière d’équité. Le poste est ouvert à tous les candidats répondant aux critères spécifiés. Seuls les candidats retenus seront contactés.
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