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Adjointe administrative

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    Adjointe administrative

    Adecco Montréal, Québec

    Soutien administratif
    Référence : CA_FR_9_026620_730098
    Publié il y a 5 jour(s) | Toujours ouvert
    Permanent Aussitôt que possible

    Description du poste


    Nous sommes à la recherche d'un(e) secrétaire administratif(e) pour le Service d'accueil des demandes de logement et de référence pour l'un de nos client. Il s'agit d'un remplacement de congé maternité de 24 mois . Voici les critères d'admissibilité : Connaissances générales minimum requises: Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification. Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques. Formation académique minimum requise: Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau Expérience minimum requise: Trois (3) années d'expérience pertinente à un poste de secrétariat (niveau secrétaire administrative). Exemples d'équivalences généralement reconnues: Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d'expérience comparable. OU Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d'expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative). Exemples de tâches et responsabilités: Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions. Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers. Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l'unité et suggère des méthodes de fonctionnement. Assure le suivi et la compilation des relevés d'assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel. Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs. Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.). Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes. Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau. Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l'unité administrative. Prépare et coordonne la documentation et l'aspect matériel des travaux du comité de sélection mensuel. Répond aux demandes d'information des représentants des élus. Tient à jour le registre de suivi des communications des demandeurs. Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues. Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives. Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d'administration. Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l'unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et renseignements dans l'Intranet et l'Internet. Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir. Profil recherché : - Gestion et coordination de projets - Planification et organisation - Gestion des priorités - Autonomie - Intégrité - Très bon service à la clientèle - Esprit d'équipe - Très bonnes connaissances du français et anglais (parlé et écrit).
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