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    Fédération des travailleurs et travailleuses du Québec

    Adjointe administrative - Service la recherche

    Fédération des travailleurs et travailleuses du Québec Montréal, Québec

    Soutien administratif
    Publié il y a 11 jour(s) | Toujours ouvert
    Contractuel 30 h - Temps plein Aussitôt que possible Quart de travail: Jour

    Description du poste

    AFFICHAGE INTERNE À LA FTQ
    POSTE D’ADJOINT ADMINISTRATIVE / ADJOINTE ADMINISTRATIVE
    SERVICE DE LA RECHERCHE (POSTE TEMPORAIRE – CONGÉ DE MATERNITÉ)

    Sommaire de la fonction

    Sous la responsabilité du secrétaire général ou de son représentant ou de sa représentante, effectue différentes tâches de secrétariat et assure un soutien technique à l’équipe des conseillers et conseillères FTQ.

    Description des tâches

    • Accomplit les attributions caractéristiques du poste d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative avec un très grand niveau d’autonomie et d’initiative;
    • Relit avec une attention soutenue les documents rédigés par les conseillers et conseillères afin d’en vérifier l’orthographe et la grammaire et d’en peaufiner la compréhension, au besoin;
    • Effectue la mise en page ou le graphisme de documents selon les normes établies. (Documents tels que mémoires, documents d’appui, guides de discussion, déclarations de politique, documents de synthèse, notes de services bilans, etc.);
    • Prend en charge toutes les étapes de publication de documents (impression, envoi, publication, classement, archivage, etc.);
    • Prends en charge, selon les protocoles en vigueur, la logistique complète d’événements dont le service de la recherche ou le conseiller régional FTQ Montréal métropolitain sont responsables (commissions en congrès, colloques, sessions d’information ou de formation, journées de réflexion, etc.) :
    o Diverses réservations;
    o Conçoit et assure la diffusion de divers documents (invitation, affiche, fiche d’inscription, etc.);
    o Prépare les rencontres du comité organisateur;
    o Traite les documents rédigés par les conseillères/conseillers (lecture, mise en page, graphisme);
    o Impression de documents et préparation des pochettes;
    o Se déplace au site de l’événement.
    • Participe aux tâches entourant la tenue du Congrès FTQ et se déplace à l’extérieur du bureau lorsque requis;
    • Assure le secrétariat et le soutien logistique aux comités permanents dont les conseillers et conseillères sont responsables;
    • Prend les notes durant les rencontres lorsque requis et rédige le compte rendu;
    • Effectue la mise à jour du site Internet de la FTQ;
    • Fait les arrangements de voyage des conseillers et conseillère (transport, hébergement, avance de fonds, etc.);
    • Assure le suivi du service lorsque les conseillers et conseillères sont à l’extérieur du bureau et répond aux demandes des affiliés;
    • Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Répond aux demandes d’information faites par courriel, courrier, téléphone ou télécopieur et s’assure du suivi, selon leur priorité;
    • Accueille les visiteurs et donne des informations, trouve les solutions aux problèmes particuliers ou réfère à la personne responsable;
    • Fait la relève téléphonique de la réception ainsi que des autres services et collabore à des travaux de secrétariat pour d’autres services et pour la direction;
    • Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par le secrétaire général ou son représentant ou sa représentante.

    QUALIFICATIONS DE BASE

    • D.E.C. en techniques de bureautique;
    • Expérience pertinente d’un minimum de trois ans ayant permis l’acquisition de connaissances pratiques reliées à la fonction;
    • Excellente maîtrise du français parlé et écrit permettant d’effectuer des relectures de textes et vérifier l’orthographe ;
    • Maîtrise les logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ainsi que de la suite Adobe (InDesign, Photoshop, Illustrator).

    APTITUDES

    • Bonne capacité de rédaction et de communication orale;
    • Capacité d'attention visuelle soutenue et de concentration;
    • Sens de l’initiative, capacité de collaborer et travailler en équipe, bon jugement des priorités et sens de l'organisation;
    • Connaissance des structures syndicales de la FTQ serait un atout.


    CLASSE SALARIALE

    Rémunération et conditions de travail selon la convention collective actuellement en vigueur.

    Les personnes intéressées peuvent soumettre leur candidature jusqu’au 18 juin 2019.


    2019-06-04

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