Le Collège des médecins du Québec

Adjoint(e) administratif(ve)

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    Le Collège des médecins du Québec

    Adjoint(e) administratif(ve)

    Le Collège des médecins du Québec Montréal, Québec

    Soutien administratif
    Publié il y a 8 jour(s) | Toujours ouvert
    Permanent 33.75 h - Temps plein 51,000.00$ - 57,000.00$ Annuel Aussitôt que possible

    Description du poste

    La Direction des études médicales (DEM) s’assure que les candidats à l’exercice de la médecine acquièrent la compétence requise pour exercer la médecine de façon autonome et établit les normes de formation professionnelle des programmes de médecine de famille et autres spécialités reconnues par le Collège. Le champ d’action de la DEM s’étend des études prédoctorales aux études postdoctorales ainsi qu’à la formation médicale continue. La Direction est aussi impliquée dans l’évaluation des demandes des médecins diplômés internationaux en médecine (DIM) et la délivrance du certificat d’immatriculation, de la carte de stages, du permis d’exercice, du certificat de spécialiste, des autorisations spéciales et des certificats de conduite professionnelle.

    ---------------

    En appui au directeur adjoint, l’adjoint administratif assume la responsabilité des activités reliées à la coordination, l’organisation et au suivi des dossiers relevant de son supérieur immédiat.


    PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

    - Gère l’agenda en fonction des priorités : prend, confirme, déplace ou annule les rendez-vous, prépare les dossiers, planifie et organise les déplacements.
    - Assure la gestion et le suivi des courriels du supérieur immédiat.
    - Reçoit, filtre et achemine les communications électroniques et téléphoniques, et fournit les renseignements ou oriente l’interlocuteur vers la bonne ressource.
    - Procède à l’ouverture ainsi qu’à la préparation et au suivi des dossiers administratifs découlant des comités et réunions : recueille, saisit, vérifie, organise et compile les documents et renseignements pertinents au dossier.
    - Transcrit, révise et effectue la mise en page de divers documents (Ex. : lettre, mémoire, projet de résolution, etc.)
    - Rédige, vérifie et traduit occasionnellement des versions préliminaires de lettres et autres documents.
    - Produit et met en forme des présentations PowerPoint, des statistiques sur les activités de la DEM, des chiffriers électroniques, etc.
    - Effectue la saisie et la mise à jour des différentes bases de données (Ex. : chiffriers Excel,) en vue de produire divers rapports.
    - Veille à l’organisation et à la préparation des réunions : vérifie les disponibilités des participants, propose des dates et confirme les présences, réserve la salle, commande les lunchs et accueille les participants.
    - Reçoit et assure le suivi des demandes d’accès à l’information et répond aux courriels de demandes d’information qui portent sur des sujets d’intérêt général pour la DEM.
    - Prépare des demandes de remboursements.
    - Collabore et prend la relève des deux autres adjointes, lorsque requis.
    - Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.


    PROFIL RECHERCHÉ

    Scolarité et expérience
    - Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou dans une discipline jugée équivalente
    - Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente


    CONDITIONS D'EMPLOI

    ***Horaire de travail flexible 33h45/semaine, comprimé sur 4 jours ½.
    ***Dix (10) congés personnels / année
    ***Régime de retraite à cotisations déterminées (10% du salaire annuel, versé par l'employeur)
    ***Prime d'assurances collectives payée par l'employeur
    ***Fermeture des bureaux 8 jours (congés payés) à la période des Fêtes

    Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature au plus tard le 26 octobre prochain. Seuls les candidats retenus seront contactés.

    Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte.

    Exigences

    • Importante - Diplôme d’études collégiales techniques de bureau
    • Importante - Minimum de quatre années d’expérience de travail

    Connaissances et aptitudes

    • Essentielle - Excellente connaissance du français
    • Essentielle - Très bonne connaissance de l'anglais
    • Essentielle - Très bonne connaissance de la suite MS Office 2010
    • Essentielle - Grande flexibilité à travailler en équipe
    • Essentielle - Sens de l'organisation et rigueur
    Avantages salariaux : assurances collectives, régime de retraite à cotisations déterminées
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    Le Collège des médecins du Québec est l'ordre professionnel regroupant tous les médecins omnipraticiens et spécialistes pratiquant au Québec. Notre mission est de promouvoir une médecine de qualité pour protéger le public et de contribuer à...

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