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Exigences

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Connaissances et aptitudes

  • Capacité de travailler sous pression

  • Excellent français parlé et écrit

  • Excellent sens du service à la clientèle

  • Grand sens de l'organisation et des priorités

  • Capacité à travailler en équipe et polyvalent

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Centre La Traversée

Adjoint(e) administratif(ve)

Centre La Traversée Montréal, Québec

Soutien administratif
Référence : adjoint admin., serv. adm/fin.
Publié il y a 15 jour(s) | Toujours ouvert
Permanent 35 h - Temps plein 21.98$ Horaire Aussitôt que possible

Description du poste

L’adjoint(e) administratif (ve) effectue des tâches administratives pour épauler la directrice des services administratifs et financiers. Il (elle) collabore avec la directrice dans l’élaboration et la mise en place de procédures administratives. Il (elle) planifie et veille à la bonne exécution de l’ensemble des activités administratives, particulièrement dans la rédaction, la communication et la transmission d'information.

L’adjoint(e) administratif(ve) exerce les fonctions et tâches suivantes :

• Rédiger, communiquer et informer;
• Saisir, vérifier, trier, classer des données, des renseignements et des dossiers;
• Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des lettres, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• Analyser des notes de service, et des rapports reçus et à envoyer, rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents;
• Préparer, compléter et transmettre des formulaires et des demandes;
• Saisir des données à l’ordinateur, tenir à jour des listes, bases de données et documents;
• Effectuer la gestion de la documentation archives papier et numérique;
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne avec d'autres services, employés et partenaires;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages de la directrice;
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de la directrice;
• Planifier, organiser et préparer les réunions des conseils d'administration, des comités et des équipes;
• Prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de des réunions; puis coordonner les suivis;
o Ordre du jour;
o Procès-verbaux;
o Faire la mise à jour des organismes au Registraire des entreprises du Québec.
• Appuyer la directrice dans la logistique des activités (convocation, confirmation des présences, réservation de salle, suivis avec les fournisseurs, préparation du matériel, etc.);
• Organiser les voyages pour des congrès et faire les réservations nécessaires;
• Acheminer des rapports et documents aux partenaires;
• Élaborer un cahier de procédures pour chaque poste au sein de l’organisation;
• Collaborer à la planification et la mise en place de projets administratifs et financiers.

Autres tâches connexes

• S'assurer que l'information est partagée et circulée au sein de l'équipe;
• Participer au développement d’une culture organisationnelle basée sur la confiance, le partage, le respect et le sentiment d’appartenance;
• Effectuer toute autre tâche connexe assignée par la directrice.
Profil et compétence

Savoir-être

• Savoir travailler en équipe et collaborer avec des interlocuteurs variés ;
• Entregent, sens du service à la clientèle ;
• Grand sens de l’organisation et du détail;
• Polyvalence, flexibilité et capacité de pouvoir mener plusieurs tâches de manière simultanée;
• Excellent jugement et sens des priorités;
• Autonomie et capacité de leadership et d’établissement des priorités;

Savoir-faire

• Excellentes habiletés à communiquer verbalement et par écrit en français;
• Connaissance des techniques de gestion de bureau.

Qualifications et expérience

• Diplôme d’études collégiales en administration/technique de bureau ou un domaine connexe;
• 4 à 6 ans d'expérience dans une fonction similaire;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.

Conditions d’embauche

• 21.98 $ /heure = 40 000 $ / année;
• 35 heures / semaine, de 8h30 à 16h30 (petite flexibilité au besoin);
• 2 semaines de vacances (4%).

Exigences

  • Essentielle - Technique administrative ou de bureau ou connexe
  • Importante - Expérience de 4 à 6 ans dans un poste similaire
  • Essentielle - Connaissance intermédiaire de la Suite Office
  • Atout - Expérience en organisme à but non lucratif

Connaissances et aptitudes

  • Essentielle - Capacité de travailler sous pression
  • Essentielle - Excellent français parlé et écrit
  • Essentielle - Excellent sens du service à la clientèle
  • Essentielle - Grand sens de l'organisation et des priorités
  • Essentielle - Capacité à travailler en équipe et polyvalent
Avantages salariaux : Banque de congés maladie, Douze (12) congés fériés par année, assurance collective, place de stationnement gratuite, cafétéria sur place, soutien aux études, conciliation travail-vie personnelle
Centre La Traversée

Centre La Traversée

Le Centre La Traversée est un organisme à but non lucratif incorporé depuis 1990. Notre mission est axée sur l’hébergement adapté aux différents besoins de notre clientèle. Le service d’hébergement est offert dans des résidences ou des appartements...

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