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    FSC Canada

    Adjoint(e) administratif(ve) de direction

    FSC Canada Montréal, Québec

    Soutien administratif
    Publié il y a 4 semaine(s) | Toujours ouvert
    Contractuel 21 h - Temps partiel 2019-08-01

    Description du poste

    Fonctions générales consistant à venir en aide au président et aux membres du personnel, décrites ci-dessous :
    Opérations
    • Veiller à tous les aspects logistiques de la planification des réunions du personnel, dont les arrangements de voyage, les lieux de réunion, les services de traiteur, etc.
    • Veiller au fonctionnement efficace du bureau, incluant le courrier entrant/sortant, les services de messagerie et les stocks de fournitures de bureau
    • Numériser les factures et les copier au serveur du FSC Canada
    • Préparer des lettres de publipostage, des listes et des envois postaux, au besoin
    • Gérer les besoins en matière de fournitures de bureau (ex. : équipement, matériaux) des bureaux de Montréal et de Toronto ainsi que des membres du personnel travaillant à domicile
    • Fournir un soutien comptable et interagir avec le/la responsable des finances, au besoin
    • Réserver les voyages de membres du personnel, à leur demande
    Membres
    • Envoyer par courriel les factures aux membres au début de chaque année
    • Assurer le suivi des paiements en souffrance tout le long de l’année
    • Mettre à jour l’équipe de vente concernant les paiements
    • Gérer le processus de mises en candidature et l’élection des membres du conseil d’administration
    • Planifier et organiser les assemblées générales annuelles
    • Rédiger les procès-verbaux des assemblées générales annuelles
    Soutien au conseil d’administration
    • Veiller à tous les aspects logistiques de la planification des réunions du conseil d’administration tenues en personne, dont la réservation de chambres d'hôtel, de services de traiteur, de matériel audiovisuel, de tables au restaurant, etc.
    • Rédiger les procès-verbaux des réunions et téléconférences du conseil d’administration, transmettre le projet de procès-verbal au conseil d’administration après la tenue d’une réunion, téléverser les procès-verbaux approuvés à l’intranet du conseil d’administration
    • Aider le conseil d’administration à établir sa disponibilité pour la tenue de téléconférences et de réunions

    • Aider les comités relevant du conseil d’administration à planifier et à tenir des téléconférences
    • Gérer le calendrier du conseil d’administration
    Événements
    • Organiser des séminaires et des événements, ou assurer un soutien organisationnel, selon les besoins et en collaboration avec tous les membres du personnel du FSC Canada
    • Configurer des téléconférences à l’aide de GoToMeeting sur demande
    • Contribuer à la planification d’événements et de réunions en préparant des listes d’invitations, en distribuant des invitations, en faisant le suivi des RSVP et en effectuant d’autres tâches connexes
    Contrats et factures de consultants
    • Suivre les contrats de consultants existants et de nouveaux consultants travaillant avec des membres du personnel pour s’assurer que les contrats des consultants sont à jour et complets
    • Assurer un soutien comptable de base pour comptabiliser les montants facturés mensuellement par les consultants par rapport aux montants totaux alloués aux consultants en vertu de leur contrat
    • Préparer des rapports trimestriels à l’intention des membres pertinents du personnel pour les informer de montants restant à facturer et/ou de dépassements
    Autres
    • Fournir de l’aide relative à d’autres tâches, projets et initiatives, selon les besoins
    • Offrir un service de révision linguistique de base (sur demande)
    • Assurer la mise en pages et le formatage de documents/lettres
    • Assurer de la traduction de base (non nécessairement officielle) dans la mesure du possible
    FSC Canada

    FSC Canada

    Nous établissons des normes en matière d’aménagement forestier responsable, qui sont ensuite utilisées pour évaluer la gestion des forêts aux plans social et environnemental. Le système de chaîne de traçabilité du FSC nous permet de suivre le...

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