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Adjoint(e) administratif(ive) aux contrats

Les entreprises QMD Montréal, Québec

Soutien administratif
Publié il y a 17 jour(s) | Toujours ouvert
Permanent 40 h - Temps plein Aussitôt que possible

Description du poste

Sous la responsabilité du Directeur administration et communications, le titulaire du poste est responsable de responsable de la préparation des contrats et des suivis administratifs de projet.

Responsabilités :

- Assister l’équipe de projet dans leurs fonctions
- Préparer les contrats et bons de commande (Microsoft Word et Maestro) selon les informations transmises par le directeur et le chargé de projet
- Compiler et mettre à jour les informations dans les tableaux : coût de contrat, informations des intervenants, états des suivis administratifs, etc.
- Effectuer les communications nécessaires à la bonne transmission des documents contractuels (courriels, télécopies, lettres ou bordereaux de transmission)
- Effectuer les suivis et les relances auprès des entrepreneurs spécialisés pour la réception des documents contractuels requis et nécessaires à la bonne gestion du projet: contrats signés, preuves d’assurances, licences, dessins d’atelier, garanties, autorisation de signature, etc.
- Vérifier la conformité des documents reçus des entrepreneurs spécialisés (dates, échéances, limites)
- Rédiger les appels d’offres à partir des gabarits disponibles
- Remplir les formulaires de système qualité requis et les classer
- Ouvrir les dossiers d'entrepreneurs spécialisés
- Toutes autres tâches connexes

Profil de compétences pour ce poste :

- Assiduité au travail
- Dynamisme et enthousiasme
- Esprit d’équipe
- Minutie
- Polyvalence
- Sens de l’organisation
- Facilité à communiquer

Exigences requises:

- Minimum 2 ans d’expérience dans un poste d’adjoint administratif
- DEP en bureautique ou équivalent
- Maîtriser les logiciels Microsoft Word et Microsoft Excel
- Connaissance de Maestro (atout)
- Posséder une bonne maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits
Avantages salariaux : Bonis, REER, assurances collectives, 4 semaines de vacances, horaire d'été, paiement de la moitié des titres de transport, gym sur place
Mobilité : Non
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