2502839
(Référence :5301-CAT3-18-0846)

Adjointe à la direction

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • À discuter
  • Description :

    - Assiste aux diverses rencontres de la direction adjointe, Bureau de projets et systèmes d’information (comité de gestion, comité de suivi, etc.) et en assure la préparation, l’organisation et les suivis ; corrige les documents présentés par la direction adjointe, convoque les personnes concernées, assure la prise de notes, la rédaction des comptes rendus et des ordres du jour. Participe à des réunions reliées aux activités de la direction adjointe.
    - Tient l’organisation de l’agenda du directeur adjoint et prend les dispositions s’y rattachant ; filtre les communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre courant.
    - Assume des fonctions techniques de la direction adjointe: autorise les relevés de présences dans le système d’information de la paie, maintient les groupes de messagerie électronique.
    - Agit comme répondante webmestre à l’intranet et au site de partage «Sharepoint» pour les informations touchant sa direction adjointe et s’assure du maintient à jour les données du bottin téléphonique informatisé.
    - Gère l’ensemble des contacts internes et externes, l’organisation du temps, la préparation des déplacements, l’organisation des réunions et la réservation des locaux.
    - Répond aux besoins quotidiens de la direction adjointe en tant que personne-ressource identifiée comme « porte d’entrée » de celle-ci pour les demandes autant internes qu’externes et prend les moyens appropriés pour solutionner les dossiers dont elle a la responsabilité ou s’il y a lieu, avise la personne concernée.
    - Assure le suivi administratif des dossiers de la direction adjointe, fait le suivi des échéanciers, achemine aux personnes concernées la correspondance pertinente et soumet, au moment opportun, les dossiers en suspens à son supérieur.
    - Coordonne la partie technique des dossiers de la direction adjointe présentés aux différentes instances (Comité de gestion de la direction adjointe, Comité de direction DRI LLL, Comité de coordination des opérations du CISSS de Laval, Comité de direction du CISSS de Laval, Conseil d’administration et sous-comités du CA du CISSS de Laval, etc.). À cette fin, prépare les différents éléments de dossiers permettant à la direction adjointe de procéder à l’acheminement de ses travaux.
    - Collabore à la rédaction d’outils de travail internes, à leur application ainsi qu’à leur mise à jour. S’assure de la qualité de la présentation des documents émanant de la direction adjointe.
    - Soutient la direction adjointe et le personnel en collaborant à l’élaboration de courrier, à la rédaction de lettres et de documents administratif, de notes administratives, de communiqués et de tout autre document à l’interne et à l’externe.
    - Rédige les procédures générales, les règlements, politiques et procédures officielles, les projets de - Dépouille la correspondance, le courrier électronique, gère les demandes prioritaires, les transmet aux personnes concernées, fournit les réponses à certaines questions, selon son champ de -
    - Organise, contrôle la circulation de l’information en interne, sa diffusion en externe, et l’ensemble des documents soumis pour signature.
    - Soutien le directeur-adjoint en assurant un ensemble de travaux administratifs tels que des analyses, des rapports, l’élaboration de présentations, des suivis budgétaires, des calculs complexes et autres tâches connexes.
    - En plus d’exercer un ensemble des travaux administratifs de nature complexe, elle assume de façon autonome, des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif et de bureautique.

    Exigences :

    Doit détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat reconnue par la ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport ou un diplôme de fin d'études secondaire en secrétariat.

    EXPÉRIENCE:
    Une (1) année au cours des trois (3) dernières années à titre de secrétaire d'un directeur OU
    Cinq (5) années à titre d'agente administrative classe 2 - secrétariat au cours des 3 dernières années

    CONNAISSANCES (validé par test):
    - Très bonnes connaissances de la suite MS office (Word avancé, Excel intermédiaire, Power Point intermédiaire);
    - Maîtrise du français écrit;
    - Rédaction d'un procès-verbal;
    - Production de la correspondance;
    - Gestion du temps.

    COMPÉTENCES ET HABILETÉS:
    - Compréhension du rôle et des enjeux;
    - Bon sens des communications;
    - Autonomie et sens des responsabilités;
    - Souci du service à la clientèle;
    - Jugement, flexibilité, initiative et sens de l'organisation.

    Remarques :

    Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues pour un processus de sélection.

    Le CISSS de Lanaudière applique un programme d'accès à
    'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

    Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

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