2502945
(Référence :Concours 18-209)

Adjoint(e) à la Direction générale

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • 49225
  • Sous l’autorité du Directeur général, le titulaire du poste fournit un support administratif et effectue les fonctions de secrétariat requises par la direction générale. En ce sens, il veille au respect des échéanciers, à la qualité des documents, au caractère confidentiel de bon nombre d’entre eux, au suivi de certains dossiers, à la disponibilité du matériel, à la correspondance et à la communication entre les divers intervenants. Elle s’occupe également d’organiser les réunions et les déplacements de la direction générale et compile la documentation pour établir l’ordre du jour des comités de gestion. Finalement, elle doit répondre à toutes demandes relatives à son service.

    PRINCIPALES FONCTIONS

    • Fournit un support administratif au directeur général et à la directrice générale adjointe -services aux citoyens, pour ce qui est des communications, des suivis des dossiers auprès des différents services, des directions et des citoyens, et assure les suivis selon leur importance et leur échéance;

    • Accueille les personnes s'adressant à la direction générale, les informe et les dirige au besoin;

    • Organise les réunions pour la direction générale, concilie l’agenda du directeur général et celui de la DGA, voit à l’organisation matérielle des réunions, procède aux convocations, à la préparation des dossiers et des documents pertinents aux rencontres;

    • Assiste à des comités spéciaux traitant de sujets complexes et confidentiels, en dresse les comptes rendus et les transmet aux participants;

    • Reçoit les demandes (par téléphone, courriel, courrier ou en personne) adressées au DG ou à la DGA. De sa propre initiative, en assure le suivi en tenant compte des priorités et des enjeux (administratifs et politiques), en collaboration avec les services concernés, le cas échéant. Communique les réponses (aux citoyens, organismes, clients internes ou externes) pour et au nom du DG ou de la DGA, après validation avec ces derniers, si requis;

    • Effectue le suivi des dossiers administratifs auprès des divers services municipaux, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits et fait rapport au directeur général;

    • Coordonne et assure le suivi des demandes adressées à la direction générale, par le maire et les conseillers municipaux;

    • À partir de notes manuscrites, électroniques, ou par le biais d’un enregistreur numérique, assure la mise en page sur traitement de texte ou différents logiciels, des lettres, mémos, rapports, présentations, tableaux, procès-verbaux ou autres documents, les relit, les corrige et s'assure de la qualité générale de la présentation et du contenu du produit fini;

    • Rédige la correspondance courante, des notes, des textes et en assure le suivi;

    • Reçoit, trie, estampille le courrier du service, en fait la distribution et expédie les accusés réceptions s'il y a lieu (courrier électronique et courrier papier);

    • Fait les rappels nécessaires au suivi des différents dossiers, fixe les rendez-vous, réserve les locaux et les équipements nécessaires aux rencontres. Sur demande, assiste aux réunions pour en dresser les procès-verbaux;

    • Assure le suivi administratif de certains rapports de l’assemblée plénière ou de résolutions du Conseil en lien avec la direction générale;

    • Prépare la documentation requise pour les rencontres du comité de gestion et expédie l’ordre du jour aux participants;

    • Assiste la direction dans la gestion des requêtes et des plaintes, veille au traitement administratif dans les délais établis et fait rapport au directeur général de tout écart;

    • Ouvre, classe et tient à jour les divers dossiers et registres du service, tout en agissant à titre de responsable de l’application des procédures de gestion documentaire pour l’ensemble du service, en conformité avec le plan de classement et le calendrier de conservation (support papier et électronique);

    • Compile, vérifie et complète divers formulaires requis pour une saine gestion du service (feuille de temps, avis d'absence, etc.), assure le suivi des dépenses budgétaires du service (registre, transferts budgétaires, transmission des paiements, réquisitions);

    • Effectue des recherches, recueille et compile des données, rédige certains rapports et transmet, aux personnes concernées, la documentation pertinente;

    • Complète, au nom de la ville, des questionnaires, formulaires ou autres documents à partir de données disponibles dans le service ou réutilisées auprès d’autres personnes dans l’organisation;

    • Prépare le budget annuel de la direction générale, pour approbation, procède à l’entrée de données dans le logiciel comptable et assure le suivi des dépenses du service en cours
    ’année;

    • Coordonne et réalise les étapes administratives reliées à l’élaboration du budget de l’organisation;

    • Collabore au soutien logistique en cas de mesure d’urgence;

    • Procède à la photocopie, à la numérisation et à la télécopie de documents;

    • Assure la gestion des besoins en papeterie pour le service et voit aux commandes des effets manquants;

    • Création de demandes d’approvisionnement diverses, des réceptions de factures et des émissions de chèques;

    • Suggère des méthodes et procédures de travail et d’organisation, de manière à favoriser l’efficacité et le rendement du service, et voit à leur mise en application;

    • Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel de secrétariat pour l’utilisation des logiciels de bureautique et émet des directives auprès du personnel de secrétariat en ce qui concerne la bureautique et le secrétariat, et en contrôle le suivi;

    • Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur.

    EXIGENCES DU POSTE___________________________________________________

    • Diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en technique de bureautique ou l’équivalent reconnu par le ministère de l’Éducation du Québec;

    • Un minimum de 7 années d'expérience pertinente en travail de bureau, dans une fonction de soutien administratif dont 3 ans dans une haute direction;

    • Posséder une excellente connaissance de la langue française, de même que les capacités rédactionnelles et la capacité de synthèse;

    • Posséder un niveau de connaissances de base des logiciels Windows et Excel;

    • Posséder un niveau de connaissances intermédiaire du logiciel Powerpoint;

    • Posséder un niveau de connaissances avancé du logiciel Word;

    • Connaissance et expérience de travail avec un enregistreur numérique;

    • Avoir travaillé dans des environnements qui ont permis de mettre à l’épreuve, avec succès, les qualités suivantes : polyvalence, confidentialité, tact, jugement, sens politique, souci du détail et sens de l’organisation, capacité à travailler sous pression (capacité à identifier les priorités, habiletés de planification et de coordination)

    • Posséder des aptitudes et habilités à l’égard de standard élevé en matière de service à la clientèle;

    • Posséder les autres qualités et aptitudes suivantes : autonomie, initiative et diplomatie.

    RÉMUNÉRATION ET HEURES DE TRAVAIL__________________________________

    La semaine de travail est d’une durée de 35 heures, du lundi au vendredi. La rémunération correspond à celle prévue à la convention collective en vigueur, soit de 946.64 $ par semaine à l’embauche jusqu’à 1213.64 $ après 3 ans, et est accompagnée d’une gamme complète d’avantages sociaux.

    Toute personne intéressée doit transmettre son curriculum vitae accompagné d’une copie des diplômes requis le plus rapidement possible et au plus tard le 25 mai 2018, par courriel à l’adresse suivante: ressources-humaines@ville.st-hyacinthe.qc.ca ou par courrier à l’adresse suivante:

    Direction des ressources humaines
    Ville de Saint-Hyacinthe
    700, avenue de l’Hôtel-de-Ville
    Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 5B2

    Nous appliquons un programme d'accès à l'égalité à l'égard des femmes, des minorités visibles et des minorités ethniques et des personnes vivant avec un handicap. À compétence égale, préférence sera accordée aux personnes domiciliées à Saint-Hyacinthe. L’usage exclusif du genre masculin se veut essentiellement dans le but d’en faciliter la lecture.

    Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

Exigences

  • Essentielle - D.E.C. en technique de bureautique
  • Essentielle - 7 années d'expérience en travail de bureau
  • Essentielle - 3 années d'expérience à la haute direction
  • Essentielle - Excellente connaissance de la langue française

Connaissances et aptitudes

  • Essentielle - Connaissance de base de Windows et Excel
  • Essentielle - Connaissance intermédiaire du logiciel Powerpoint
  • Essentielle - Connaissance avancée du logiciel Word
  • Importante - Expérience de travail avec enregistreur numérique

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