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Adjoint exécutif

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    Robert Half

    Adjoint exécutif

    Robert Half Montréal (Région de), Québec

    Soutien administratif
    Référence : 05020-0010648813
    Publié il y a 18 jour(s) | Toujours ouvert
    Permanent Aussitôt que possible
    Robert Half

    Description du poste


    Description

    Notre client, une entreprise bien établie à Montréal et spécialisée dans le domaine de la manufacture des produits de consommation consultation en entreprise, est à la recherche d'une personne dynamique pour combler un poste d'adjoint exécutif bilingue.

    Tâches de l'adjoint exécutif bilingue :
    Fournir un appui administratif au président, au directeur général, à la vice-présidente des finances, au chef de la direction financière et à la secrétaire dans toutes les activités quotidiennes;
    Travailler en étroite collaboration avec l'adjointe exécutive du vice-président des ressources humaines et le vice-président des opérations et chaîne d'approvisionnement afin de rééquilibrer les tâches et d'assurer le bon déroulement des vacances;
    Planifier, coordonner et préparer le matériel pour les réunions suivantes : Conseil d'administration, Comité d'audit, Comité d'initiatives stratégiques, Comité de gestion, Comité de mise en candidature & gouvernance, Assemblée générale annuelle des actionnaires;
    Coordonner le dépôt trimestriel et annuel des revenus et les communiqués de presse;
    Communiquer avec les membres des comités selon les besoins, y compris la planification des réunions extraordinaires et la préparation de la rémunération des administrateurs;
    Maintenir les enregistrements de l'entreprise en exécutant les dépôts annuels de rapports par l'intermédiaire de registres corporatifs fédéraux et provinciaux en ligne;
    Organiser et maintenir les dossiers confidentiels et livres de minutes de l'entreprise;
    Gérer un portail électronique de tenue du matériel des rencontres et le centre de ressources de documents;
    Tenir à jour la section relations investisseurs du site web de la société;
    Préparer et modifier des présentations, rapports, correspondances et communications ;
    Coordonner les demandes d'investissements de capitaux;
    Gérer les calendriers des exécutifs et organiser les voyages domestiques ou internationaux;
    Préparer les rapports de dépenses;
    Organiser des réunions internes et externes (réservations de chambres, installation de vidéo-conférence, traiteur, etc.);
    Planification et coordination d'événements;
    Faire le suivi des vacances pour les cadres supérieurs et les gestionnaires;
    S'assurer que tous les aspects de la zone exécutive sont en bon état (propreté générale, équipement fonctionnel, fournitures de bureau, etc.);
    Tri du courrier, accueillir les visiteurs et tâches ad hoc si requis.



    Qualifications

    Expérience 7 à 10 ans dans un poste similaire; Diplôme d'études universitaires en administration; Bilingue (anglais, français); Bonnes compétences informatiques; Expérience de travail pertinente dans un rôle similaire; Niveau élevé de maturité, discrétion, intégrité et disponibilité; Aisance à traiter avec des exécutifs et des membres de conseil d’administration; Capacité à évoluer sous pression; Rigueur et souci du détail; Esprit d’équipe, efficace et orientée vers les solutions. Faites parvenir votre CV le plus tôt possible à Jn-Wilvens Dessources à l’adresse : jn.wilvens.dessources@officeteam.com.


    OfficeTeam is the world's leader in professional staffing for office support jobs, focusing exclusively on the temporary and temporary-to-full-time placement of professionals in the administrative field. We are faster at finding you work because of the depth of our client network. Specifically, our professional staffing managers connect with thousands of hiring managers in North America every week to find your office support job opportunities. We evaluate all of our OfficeTeam temporaries' skills and match them with the needs of top employers in their area.

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