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    Fonds régionaux de solidarité FTQ

    Adjoint (e) au PDG

    Fonds régionaux de solidarité FTQ Montréal, Québec

    Soutien administratif
    Référence : FRS-AA0002-LM
    Publié il y a 11 jour(s) | Toujours ouvert
    Permanent Temps plein Aussitôt que possible

    Description du poste

    SOMMAIRE

    Sous la responsabilité du président-directeur général, le titulaire du poste apporte un soutien au président-directeur général et assure une liaison efficace entre ce dernier et les autres niveaux de l’organisation. Il réalise diverses activités de traitement et de suivi administratif.

    PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
    • Effectue la gestion courante des activités et des dossiers du PDG et établit les priorités, compose la correspondance du PDG, rédige des textes administratifs, effectue les suivis nécessaires auprès des intervenants impliqués,
    • Gère l’agenda du PDG, évalue les demandes qui lui sont faites pour des rencontres avec le PDG,
    • Transmet les opinions, directives et demandes du PDG aux personnes concernées et effectue les suivis nécessaires,
    • Reçoit, filtre et traite toutes les demandes verbales et écrites adressées au PDG y répond elle-même, les dirige vers d’autres intervenants ou les transfère au PDG et s’assure du suivi de ces demandes et de la satisfaction de la clientèle,
    • Organise tous les déplacements du PDG,
    • Assure la planification et l’organisation des réunions du comité de direction, du comité consultatif et de diverses rencontres, rédige les comptes rendus ou sommaires de réunion, assure le suivi des décisions auprès des personnes impliquées et s’assure de la coordination et du suivi des activités découlant de ces réunions ou comités,
    • Assure un soutien administratif au directeur des services administratifs et de la gestion du risque pour tout comité ou tâches de gouvernance et des risques;
    • S’assure de l’intégrité et du bon déroulement du processus des sorties de fonds reliées aux investissements;
    • En collaboration avec les Services juridiques du Fonds de solidarité FTQ, prépare les résolutions corporatives (et extraits) de la Société ou des FRS selon les besoins (changement de signataires des FRS, délégations de pouvoir ou autres), les procurations ainsi que tous les documents ou modifications liés aux Assemblées générales annuelles de la Société, des FRS ou des Gestions; tient à jour les Livres de la Société et des FRS;
    • Rédige le compte-rendu semestriel des résolutions de tous les FRS et s’assure de la cohérence avec les divers documents d’autorisation;
    • Tient à jour le processus de nomination des administrateurs des Gestions ou des entreprises partenaires (internes et externes), incluant la mise en place des processus, l’obtention des autorisations requises, la mise à jour des documents, de la liste des administrateurs et des documents de gouvernance, la modification du site web, les suivis annuels pour la mise à jour du Registre des entreprises et des assurances-responsabilité, suivi annuel du renouvellement des documents de gouvernance, lettres de bienvenue et de remerciement,
    • Accomplit les tâches de secrétariat général avec un grand niveau d’autonomie
    • Assure la gestion physique des bureaux,
    • Assure un soutien administratif à l’équipe du bureau administratif.

    QUALIFICATIONS

    Formation
    • Diplôme d’études collégiales en technique de secrétariat, en technique administrative ou l’équivalent.

    Expérience
    • Expérience pertinente de sept (7) ans dans une fonction similaire
    • Expérience en secrétariat juridique (corporatif) (un atout)
    • Excellente connaissance du français parlé et écrit
    • Maîtrise d’outils et de logiciels informatiques (Word, Excel, PowerPoint).

    Compétences
    • Faire preuve d’autonomie,
    • Être orienté vers les résultats,
    • Savoir définir les priorités,
    • Savoir gérer son temps,

    Nous Offrons
    • Salaire compétitif;
    • Régime complet d'assurance-vie, maladie, dentaire et invalidité;
    • Nombre déterminé d'actions du Fonds pouvant être enregistré dans un REER;
    • Vacances annuelles de 4 semaines après 1 an de service;
    • Vacances professionnelles de 3 semaines supplémentaires tous les 4 ans;
    • Banque annuelle de 7 journées de maladie monnayable, en plus de 3 journées mobiles;
    • Régime de retraite à PRESTATION DÉTERMINÉE;
    • Accès à un centre de conditionnement physique sur le lieu de travail, incluant les services d’un kinésiologue sur place.

    Exigences

    • Essentielle - • Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique
    • Essentielle - • Expérience pertinente de sept (7) ans dans une f
    • Essentielle - • Expérience dans un environnement syndiqué (un at
    • Essentielle - • Très bonne connaissance du français parlé et écr
    • Essentielle - • Maîtrise d’outils et de logiciels informatiques
    Fonds régionaux de solidarité FTQ

    Fonds régionaux de solidarité FTQ

    Le réseau des Fonds régionaux de solidarité FTQ est né en 1996 de la volonté de la FTQ de doter le Québec d'un outil de développement régional. Partie intégrante du grand réseau du Fonds de solidarité FTQ, les Fonds régionaux se veulent un partenaire...

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