Notre client, une firme de gestion de patrimoine, est à la recherche d'une personne organisée et polyvalente pour soutenir les opérations administratives quotidiennes. Située à Montréal, ce rôle contribue au bon fonctionnement du bureau en assurant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi précis des tâches administratives.

Responsabilités:

• Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrétion;
• Gérer les appels entrants et acheminer efficacement les communications;
• Assurer la coordination, la présentation et le service des repas internes (petits déjeuners, déjeuners, collations, café), en conformité avec les standards élevés
• Veiller à la présentation des salles de réunion et des espaces communs, incluant la cuisine (propreté, vaisselle, nettoyage du réfrigérateur, des surfaces, équipement);
• Coordonner la logistique des événements, réunions et formations (traiteurs, équipements, fournisseurs);
• Mettre en place et maintenir des processus assurant une utilisation optimale des salles et équipements;
• Gérer les imprévus logistiques avec proactivité et efficacité (changements de dernière minute, bris, retards).
• Coordonner les ajustements liés au renouvellement du bail, aux déménagements internes et à l’évolution des besoins;
• Identifier et gérer des solutions de rangement / storage pour le mobilier, l’équipement et les archives;
• Être le point de contact avec le locateur, le gestionnaire immobilier et les fournisseurs d’entretien;
• Veiller à maintenir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnel et agréable;
• Participer à l’amélioration continue des espaces en lien avec les besoins opérationnels et le bien-être des employés.
• Gérer l’inventaire, l’achat et le remplacement du mobilier de bureau;
• Gérer les fournitures administratives et éviter les surplus de commandes;
• Veiller à l’entretien des équipements de bureau (imprimantes, cuisine, salles de conférence);
• Recommander ou négocier avec des fournisseurs afin d’optimiser les coûts et la qualité des services;
• Gérer l’inventaire de la flotte IT (ordinateurs, écrans, téléphones, accessoires);
• Coordonner l’attribution, le remplacement et le retour de l’équipement lors des arrivées et départs;
• Recueillir les besoins technologiques des équipes et assurer le suivi avec les fournisseurs TI externes;
• Appuyer l’équipe trust, d’un point de vue administratif, pour le traitement des avis de cotisation et autres documents fiscaux;
• Transmettre des relevés mensuels aux clients;
• Assurer le lien avec le service d’archivage (transférer ou récupérer les boîtes et tenir à jour la liste des boîtes et de leur contenu);
• Tenir à jour certaines listes et suivis internes (répertoire téléphonique, inventaires);
• Documenter et améliorer les procédures administratives et opérationnelles;

Avantages du poste et conditions de travail:

• Assurances collectives et REER;
• Quatre (4) semaines de vacances + 4 vendredis d'été (demie journée)
• Révision salariale annuelle
• Mode 100% présentiel 8h30-17h00

Exigences du poste:

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif, de service à la clientèle ou de coordination de bureau;
• Bilinguisme (français/anglais) fonctionnel pour répondre aux demandes des clients anglophones hors-Québec et francophones quotidiennement.

*L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture.

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