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    Clinique Ovo

    Adjoint exécutif/Adjointe exécutive

    Clinique Ovo Montréal, Quebec

    Health
    Posted 8 day(s) ago | Still Open
    Permanent Full time As soon as possible

    Description

    La clinique ovo est une clinique privée qui offre des services de consultation et tous les traitements de procréation médicalement assistée. Elle offre également des services d’analyses médicales de référence dans le domaine de la médecine de reproduction qui se distingue par son savoir-faire en endocrinologie de la fertilité, la génétique de la reproduction, la cytogénétique ainsi que le dépistage et le diagnostic prénatal. Les membres de la clinique préconisent une approche humaine, chaleureuse et des plus attentives aux besoins et attentes des couples ayant un projet parental.

    Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) Exécutif(ive) sur une base régulière et à temps complet.

    Le ou la titulaire du poste est responsable de livrer le support nécessaire au Président directeur général (pdg), au chef de la direction financière (CFO), et au directeur des ressources humaines (DRH), communément appelé le bureau du président.

    Tâches et responsabilités :

    Pour le PDG:
    • Gestion complète des courriels, de l’agenda, des priorités et échéances, et des appels téléphoniques;
    • Gestion des réunions, de leurs organisation, d'interfacer avec les contacts internes et externes, suivi des présences et des échéanciers et des comptes-rendus de réunions;
    • Préparation des documents de réunions, incluant les présentations;
    • Gestion du processus de revue de performance (PGP) des employés directs du PDG.
    Pour le CFO:
    • Prépare les rapports financiers mensuels, trimestriels, et annuels.
    Pour le DRH:
    • Soutien administratif pour la mise à jour continuelle des dossiers d’employés, du système de paie/RH, du régime de retraite, des assurances collectives et des confirmations d’emploi;
    • Soutien administratif au processus de recrutement : Affichage de postes, horaire des entrevues, préparation des offres d’emploi, intégration des nouveaux employés.
    Pour le Bureau du Président:
    • Établie les itinéraires et effectue les réservations de voyage selon les politiques établies;
    • Prépare les comptes de dépenses et en fait le suivi;
    • Effectue la gestion des mémos départementaux;
    • Effectue le classement de la documentation du bureau, incluant l’archivage;
    • Effectue la préparation des réunions: réservation de salle de conférence; impression / projections des documents, commandes de repas, réception des visiteurs;
    • Remplace les autres assistantes en leurs absences;
    • Accomplir toutes autres tâches connexes reliées au poste.

    Qualifications de notre candidat idéal :
    • D.E.P. en secrétariat ou l’équivalent; diplôme universitaire un grand atout.
    • 10 ans minimum d’expérience en administration, dont 5 ans en administration de haute direction.
    • Détenir d’excellentes compétences de communication pour comprendre, consolider, et présenter de l’information confidentielle de manière efficace, claire, concise, et facile à comprendre; en français et en anglais (parfaitement bilingue), tant à l’écrit qu’à l’oral.
    • Maîtrise parfaite des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook à un niveau avancé (un test pourrait être exigé à travers le processus d’embauche).
    • Expérience démontrée pour l'organisation, le multitâches, la priorisation du travail, la gestion du temps, le souci aux détails, la qualité du travail, le tout dans un environnement dynamique.
    • Esprit d’équipe, de collaboration, et d’initiative démontré.
    • Connaissance des logiciels de bureautique et outils de gestion financière (ex. SAP/BW) un atout.
    • Traitement de documents ou information confidentiels démontré.

    Conditions :

    La rémunération et les avantages sociaux sont concurrentiels pour le poste occupé.

    Les personnes intéressées à porter leur votre candidature pour ce poste sont invitées à soumettre leur curriculum vitae avec une lettre de présentation à l’adresse courriel suivante : rh@cliniqueovo.com

    Seules les candidatures sélectionnées pour entrevue recevront un accusé de réception.

    Le masculin peut être utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

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