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Agent de bureau bilingue (permanent, temps complet)

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    Agent de bureau bilingue (permanent, temps complet)

    Requirements

    Agent de bureau bilingue (permanent, temps complet)

    Knowledge and Proficiency

    • Logiciel de gestion relation clients (CMR)

    • Connaissance Word (mise en page, fusion documents)

    • Connaissance Excel (tri, filtre)

    • Connaissance Outlook (calendrier, tâches)

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    Town of Hampstead

    Agent de bureau bilingue (permanent, temps complet)

    Town of Hampstead Hampstead, Quebec

    Administrative Support
    Reference : 2019-004
    Posted 3 day(s) ago | Still Open
    Permanent 35 h - Full time 22.06$ - 23.61$ Hourly As soon as possible Work shift: Day

    Description

    Facile d'accès par le transport en commun, la Ville de Hampstead est située sur l'île de Montréal, à l'ouest de l'autoroute Décarie. Ses 7400 résidents peuvent compter sur le dévouement et le service hors pair de 90 employés municipaux - cols bleus, cols blancs et cadres.

    CONDITIONS DE TRAVAIL
    Le salaire et les conditions de travail sont encadrés par la convention collective des employés cols blancs de la Ville de Hampstead.

    Statut - permanent, temps complet
    Taux horaire - début: 21,63$/heure, échelon 1: 23,61$/heure
    Horaire d'été - lundi au jeudi, 8h00 à 16h45 / vendredi, 8h00 à 12h00 (35 heures par semaine)
    Horaire régulier - lundi au vendredi, 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)

    RESPONSABILITÉS
    Sous l’autorité du chef de section - aménagement urbain et inspection des bâtiments, le travail consiste à effectuer les tâches relatives au travail général de bureau concernant le service au comptoir et le soutien administratif et opérationnel:

    * Service au comptoir et requêtes au téléphone *
    - Communique par téléphone ou au comptoir avec le public, les services municipaux et certains organismes, relativement à des informations reliées à ses activités; assiste les résidents et autres requérants dans leurs démarches; transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, les règlements municipaux, les étapes à suivre
    - Perçoit et encaisse certaines sommes d'argent lors de l'émission de permis ou de certificats, de la vente de différents documents; effectue les transactions relatives à la tenue d'une petite caisse
    - Émet certains permis, cartes, reçus, et donne effet à des certificats et autres documents de même nature après en avoir vérifié la conformité avec les exigences requises

    * Tenue de dossiers et autres activités de soutien administratif et opérationnel *
    - Ouvre, monte et maintient à jour des dossiers, coordonne leur cheminement et s'assure que les dossiers devant être traités contiennent les pièces et renseignements requis
    - Code et indexe des documents et autres données; établit des renvois permettant de retracer des informations
    - Obtient de la documentation relative à des activités; exerce un contrôle sur la circulation de cette documentation
    - Effectue ou oriente la recherche de renseignements précis à diverses sources afin de fournir les informations nécessaires ou de compléter des dossiers
    - Complète, vérifie ou certifie divers formulaires, avis et bordereaux, et s'assure de leur conformité avec les pièces justificatives, les règlements ou les directives
    - Effectue et/ou vérifie des coûts estimatifs et progressifs de travaux, des frais de main-d’œuvre et de matériel, des prix de revient, des intérêt; balance divers comptes et factures
    - Rédige des preuves de créances, des états d'ajustements, des avis
    - Tient des échéanciers, registres, fichiers, dresse des tableaux, listes; assure le suivi des échéances de comptes, de rapports et autres documents relativement à des activités et exerce, par ces moyens, des contrôles d'ordre administratif et opérationnel
    - Rédige et vérifie de la correspondance et des rapports d'ordre courant pertinents à ses activités

    QUALIFICATIONS ET APTITUDES RECHERCHÉES
    Idéalement, vous possédez les qualifications et vous démontrez les compétences suivantes:

    - Détenir un diplôme d'études collégiales dans une discipline appropriée (par exemple: administration, bureautique)
    - Cumuler deux (2) ans d'expérience dans un emploi comportant des responsabilités similaires dans un milieu de travail dynamique et exigeant
    - Aisance démontrée à travailler dans un environnement informatisé
    - Expérience précédente de l'utilisation d'un logiciel de gestion relation clients (CMR)
    - Connaissances assurées des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), incluant par exemple les modules "fusion de documents", "calendriers", "gestion des tâches"
    - Savoir utiliser un appareil photocopieur multi-tâches
    - Méthodes impeccables et reconnues de classement et tenue de registres
    - Maîtrise essentielle de l'anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
    - Savoir planifier, organiser, prioriser et faire le suivi de ses actions en fonction d’objectifs et d’échéanciers établis, et réorganiser son travail pour faire face aux imprévus
    - Savoir recueillir et communiquer des informations avec justesse, posséder un grand souci du détail
    - Faire preuve de jugement et d'initiative, de contrôle de soi et de courtoisie, capable de résoudre les problématiques qui lui sont apportées avec flexibilité
    - Avoir un souci profond du service à la clientèle de qualité

    MISE EN CANDIDATURE
    Il nous fera plaisir de recevoir votre candidature sous la forme de votre plus récent curriculum vitae joint d'une lettre de motivation, à l'attention du service des ressources humaines, au plus tard le 02 juillet 2019, par courriel: rh@hampstead.qc.ca

    Les entrevues auront lieu au cours de la première semaine de juillet 2019.

    Nou
    ... See more
    s vous remercions de l'intérêt que vous démontrez pour notre offre d'emploi. Cependant, nous ne pourrons contacter que les candidats retenus pour une entrevue.
    L'utilisation du genre masculin n'a pour but que d'alléger le texte et comprend le genre féminin.

    Requirements

    • Essential - Maîtrise langue française (rédaction conversation)
    • Essential - Maîtrise langue anglaise (rédaction, conversation)
    • Essential - DEC complété (administration, bureautique)
    • Essential - 2 ans expérience responsabilités similaires

    Knowledge and abilities

    • Essential - Logiciel de gestion relation clients (CMR)
    • Important - Connaissance Word (mise en page, fusion documents)
    • Important - Connaissance Excel (tri, filtre)
    • Important - Connaissance Outlook (calendrier, tâches)
    Salary benefits : vacances, banques de congés, assurances collectives
    Relocation/Travel requirements : non

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