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Adjointe exécutive , affaires juridiques

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    Adjointe exécutive , affaires juridiques

    Requirements

    Adjointe exécutive , affaires juridiques

    Knowledge and Proficiency

    • Tact et discrétion

    • Excellentes compétences organisationnelles

    • Bon sens du jugement et débrouillardise

    • Capacité à anticiper les besoins

    • Excellentes habiletés interpersonnelles

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    Pharmascience

    Adjointe exécutive , affaires juridiques

    Pharmascience Montreal (Region), Quebec

    Administrative Support
    Posted 16 day(s) ago | Still Open
    Permanent 37.5 h - Full time As soon as possible

    Description

    En tant qu’adjointe exécutive au Vice-Président des affaires juridiques, vous serez responsable d’offrir un soutien administratif au VP et aux membres de l’équipe des Affaires juridiques afin d’assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes.

    Principales responsabilités :

    •Gérer les horaires
    •Coordonner les rendez-vous, les réunions et les voyages d’affaires, notamment en réservant les transports et les hébergements
    •Réserver les salles de conférence et s’assurer que tout le matériel dont a besoin le personnel du service s’y trouve
    •Organiser la logistique des activités de l’entreprise destinées au personnel de la direction.
    •Organiser les conférences ou les activités de l’entreprise
    •Aider l’avocat général et les membres de l’équipe juridique à préparer et gérer le budget du service
    •Rédiger des lettres, des présentations et des rapports
    •Assurer la liaison avec le personnel du service, les clients, les fournisseurs et les cabinets d’avocats
    •Veiller au fonctionnement efficace du bureau en établissant et en mettant en œuvre des systèmes administratifs
    •Prendre connaissance des rapports spéciaux et analyser leur contenu pour en faire une synthèse et transmettre l’information à la direction
    •Traiter les demandes de service et les diriger vers l’avocat approprié
    •S’occuper des programmes d’intégration des nouveaux employés, notamment en préparant le matériel dont ils auront besoin, les droits d’accès, les cartes professionnelles, etc., et organiser des réunions
    •Former les avocats et le personnel administratif pour qu’ils soient en mesure d’utiliser tous les systèmes de bureau
    •Assurer la coordination avec les clients internes, les conseillers juridiques externes et les autres fournisseurs pour obtenir ou transmettre des renseignements et des documents sur les dossiers
    •Gérer les bases de données des Affaires juridiques
    •Mettre en œuvre et à jour les procédures et les systèmes administratifs
    •Générer des rapports de gestion à partir des systèmes d’information
    •Mettre à jour l’intranet des Affaires juridiques et l’intranet sur la conformité
    •Toutes autres tâches connexes

    Requirements

    • Important - Diplôme d'études collégiales
    • Important - 10 ans d’expérience comme adjoint(e) de direction
    • Important - Bilingue (anglais et français), oral et écrit
    • Important - Maitrise de la suite MS OFFICE (Word, Excel, PP)

    Knowledge and abilities

    • Essential - Tact et discrétion
    • Essential - Excellentes compétences organisationnelles
    • Essential - Bon sens du jugement et débrouillardise
    • Essential - Capacité à anticiper les besoins
    • Essential - Excellentes habiletés interpersonnelles
    Pharmascience

    Pharmascience

    Entreprise privée fondée en 1983 avec son siège social situé à Montréal, Pharmascience Inc. est le plus grand employeur pharmaceutique au Québec. Nos activités sont dédiées à la fabrication, la commercialisation et la distribution d’une gamme...

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