Le monde de l’entreprise est soumis à de nombreuses règles. Mais en matière de codes de bonne conduite, les courriers électroniques et l’usage du cellulaire sont parfois un peu oubliés. Pourtant, vous ne pouvez pas utiliser ces outils comme bon vous semble ! Afin d’éviter les faux pas, découvrez donc les bonnes pratiques du cellulaire et du courriel.
Cellulaire et courriel professionnels : soyez vigilant !
Nous sommes à une époque où la digitalisation est totale. Notamment dans la sphère professionnelle, le téléphone et l’email ont pris le pas sur les contacts directs.
Si ces moyens de communication sont pratiques, permettent de travailler à distance et souvent de gagner du temps, ils sont aussi sources de pièges ! Vous devez donc faire attention à la manière dont vous utilisez le cellulaire et le courriel professionnels.
Concrètement, gardez en tête les points suivants :
- Même si l’échange semble virtuel, une vraie personne se trouve de l’autre côté du fil ou de l’écran. Alors soyez aussi correct et professionnel qu’en face à face.
- Votre interlocuteur n’étant pas face à vous, il ne peut pas voir vos réactions (tout comme vous ne voyez pas les siennes). Soignez donc vos formulations et mesurez vos propos.
- La communication indirecte est parfois mal interprétée. Pour les sujets sensibles, privilégiez au maximum le contact direct.
Le courriel : une discussion écrite et différée
D’abord, le courriel est à manier avec précaution, surtout lorsqu’il est envoyé à plusieurs destinataires.
Appliquez donc ces quelques conseils :
- Envoyez votre courriel uniquement aux personnes concernées. De même, quand vous recevez un message groupé, répondez uniquement à l’expéditeur ou choisissez « répondre à tous » selon le contenu de votre email.
- Rédigez vos courriels dans une langue irréprochable. Toutes les règles de l’écrit s’appliquent ! Et soyez aussi clair que possible, pour éviter les malentendus.
- Adoptez le ton et les formules de politesse adaptées à votre destinataire. Par exemple, vous pouvez être plus souple avec un collègue proche qu’avec votre responsable ou un client.
- N’incluez pas de pièces jointes trop lourdes. Si vous souhaitez envoyer un fichier volumineux, passez par un site de partage sécurisé, comme Dropbox ou WeTransfer.
- Signez vos mails de manière professionnelle.
- Réfléchissez avant d’envoyer votre courriel : ce message écrit est irréversible et indélébile !
- Ne transmettez pas de chaînes et autres mails humoristiques ou décalés, cette pratique est mal vue en entreprise.
Le cellulaire : un échange plus direct
Le cellulaire permet lui, de discuter plus directement avec un interlocuteur. Lors d’un appel téléphonique, vous discutez de vive voix et pouvez donc profiter d’une certaine proximité. Comme en face à face, soignez vos propos, articulez et respectez le temps de parole de l’autre. Analysez aussi ses réactions (intonations, interjections, etc.) pour adapter votre discours si besoin. Prenez aussi le temps de réfléchir avant de parler !
Et par texto, suivez les mêmes règles qu’avec les courriels, tout en vous méfiant grandement du caractère instantané des réponses ! En entreprise, mieux vaut utiliser les SMS avec parcimonie et uniquement en cas d’urgence.
Suivez ces quelques bonnes pratiques et vous utiliserez courriels et cellulaire au travail comme un pro !
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