Pourquoi investir dans le processus d’intégration d’un employé?

De nos jours, peu de travailleurs passeront toute leur carrière dans une même entreprise. Entre les opportunités d’évolution au sein de l’organisation, la formation continue, le désir de développement et la multitude des statuts possibles du travailleur, l’individu est appelé à changer fréquemment de milieu de travail. Dans ce contexte, il est primordial de favoriser le processus d’intégration d’un employé, pour qu’il puisse rapidement se sentir efficace dans ses fonctions, et  lui faire une bonne «première impression» qui lui donnera l’envie de rester.

Avant tout, observez la personne accompagnée

Quand il arrive dans une organisation, chaque individu apporte avec lui son bagage de connaissances et de compétences, mais aussi une certaine idée de l’emploi, associée à de multiples attentes.

Sachez d’abord repérer à quel type de personne vous vous adressez :

• L’analytique : avide de connaissances et fort de son sens de l’analyse, il ressent le besoin de comprendre. Il cherchera à disposer des outils qui lui permettront de bien comprendre la nature de ses tâches et mandats, l’historique de l’organisation ou encore son fonctionnement. Expliquez-lui pourquoi. Soyez vigilant, car il se perdra parfois dans les détails en négligeant l’objectif.
• L’autonome: il arrive en poste avec une certaine impatience. Confiant, il se sent prêt à sauter dans l’arène et dit disposer du bagage de connaissances et de compétences propices à son rôle. Montrez-lui comment. Soyez vigilant, car il pourra foncer tête première sans toutefois valider ses actions et cherchera à être stimulé de façon continue.
• Le relationnel: il apprendra mieux en étant en contact avec les gens et s’épanouit plus facilement grâce à des relations harmonieuses. Soyez présent pour lui, et indiquez-lui qu’il peut se tourner vers diverses personnes, chacune significative, et avec qui il pourra établir des liens spécifiques. Soyez vigilant, parce qu’il aura peut-être tendance à privilégier l’apprentissage par le biais des informations transmises par ses collègues, sans toutefois pouvoir en garantir l’exactitude.
• Le soucieux : bien que compétent (après tout, vous l’avez choisi!), il se présente avec certaines appréhensions quant à son rôle, il aime prendre son temps et il cherche à être accompagné. Montrez-vous rassurant et soyez patient, car il a souvent simplement besoin de temps.

Développez une attitude appropriée

Un processus d’intégration, même standardisé, est soumis à l’influence de la personne qui le dispense. Il nécessite une disposition particulière. Avant toute chose et pour déceler la meilleure approche, posez-vous tout naturellement la question: « En tant qu’employé, comment j’apprécie être accueilli? » Vous pourrez ainsi comprendre votre tendance réelle tout en tentant d’adapter celle-ci au protocole de l’organisation et aux besoins de l’individu accompagné.

Trois compétences essentielles doivent demeurer au cœur de l’intégration de votre nouvel employé : écoute, patience et curiosité.

• Sachez observer afin de bien cerner l’individu à intégrer et faites preuve de curiosité quant à son expérience passée et à ses besoins actuels.
• Tâcher de confirmer la façon dont cette personne aime apprendre et à quel rythme. Le processus d’intégration demande de la flexibilité. Si certaines connaissances s’acquièrent rapidement, comme par exemple le fonctionnement d’un agenda commun, d’autres apprentissages comme la philosophie de l’organisation vont émerger plus lentement, au fil des expériences.

Passez à l’action

Ayez un plan d’intégration, car votre structure devra répondre aux besoins de chacun. Les outils d’accueil, à vocation informative, doivent aussi favoriser l’autonomie et permettre de rassurer le nouvel employé, quels que soient ses besoins et son profil. Dotez-vous d’une routine d’accueil débutant par une annonce officielle aux membres de l’équipe, sachant que l’équipe jouera un rôle significatif dans cette intégration.

Remettez à l’employé des documents clairs et instructifs, comme votre organigramme, votre rapport annuel, la présentation écrite des principaux mandats, le descriptif des rôles de chacun, etc. Prévoyez aussi du temps pour assurer des suivis qui vous permettront d’ajuster le tir, au besoin.

En somme, prenez conscience que pour un individu, l’arrivée en entreprise est synonyme de nouveaux défis, mais aussi d’émotions multiples. Sachez offrir un environnement propice à l’apprentissage et au développement du plein potentiel de vos nouveaux employés, qui seront partagés entre le désir de plaire et de dépasser les attentes et la crainte de faire une erreur. Assurez-vous ainsi d’accueillir avec ouverture afin de tisser des bases solides à la collaboration future.

Par Catherine Leduc et Marie-Hélène Collin, conseillères d’orientation chez BrissonLegris.

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