Vos méthodes de travail ont besoin d’une mise à jour? Le Web fourmille de logiciels gratuits qui aident à mieux travailler et à naviguer intelligemment.
Le glas des «favoris» et des clés USB sonnera bientôt. Pour améliorer sa productivité ou mettre de l’ordre dans le fatras d’informations qu’il trouve sur le Web, tout travailleur gagne à moderniser son coffre à outils technologiques. Et ce n’est pas l’offre qui manque sur la Toile!
Blocs-notes électroniques, gestionnaires de temps, synchronisateurs de données, serveurs stockés dans le «nuage»… Les créateurs de logiciels et d’applications mobiles rivalisent d’ingéniosité pour séduire les internautes avec des outils de travail et de classement toujours plus performants.
Pour Rémi Prévost, trouver la méthode de travail optimale est une véritable quête du Graal. Développeur Web chez Mirego, une firme de Québec spécialisée dans les solutions mobiles, il est à l’affût des innovations qui simplifient la vie des internautes. «Dès qu’un nouveau logiciel arrive sur le marché et connaît un engouement, je l’essaie pour voir s’il peut me faire gagner du temps.» Son intérêt est tel qu’il tient un site Internet où il partage ses trouvailles.
Adopter les bons outils ne profite pas qu’aux mordus de techno. «Nous sommes tous bombardés d’information. Pour la traiter et la hiérarchiser, il faut des outils», croit aussi Carl-Frédéric De Celles, président d’iXmédia, une agence Web de Québec.
Utiliser ces outils n’est pas l’apanage des travailleurs autonomes. Les salariés peuvent facilement installer des logiciels gratuits et sécuritaires dans leur poste au bureau sans affecter le système informatique de l’entreprise. L’important, c’est que ça clique! En voici quelques exemples.
Coin lecture
Le refrain est connu : chaque fois que vous naviguez sur le Web, vous tombez sur des articles, des nouvelles, des recettes, alouette, que vous aimeriez lire, mais pas tout de suite, puisque vous êtes en train de faire autre chose. La solution? Un service comme Instapaper, qui permet d’archiver des textes pour y revenir plus tard.
D’abord, vous créez un compte d’utilisateur sur instapaper.com. Vous installez ensuite un «signapplet», un petit programme qui peut être stocké dans la barre de signets de votre navigateur. En cliquant sur ce «bouton», vous archivez automatiquement la page Web sur laquelle vous vous trouvez. Et hop, le tour est joué. Tous vos textes archivés vous attendent sur votre compte en ligne – auquel vous pouvez accéder de n’importe quel ordinateur.
Des applications mobiles permettent d’accéder aux pages sauvegardées à partir d’un téléphone intelligent et d’une tablette numérique. Idéal pour toujours avoir de la lecture intéressante à portée de main dans les transports en commun, les salles d’attente et lors des pauses café.
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Chaque minute compte
Le temps, c’est de l’argent. C’est particulièrement vrai dans le contexte professionnel. Aussi bien le mesurer avec un peu de précision. Que ce soit pour rendre des comptes à votre employeur, facturer vos services à vos clients ou simplement mieux comprendre où vous perdez du temps, plusieurs petits logiciels permettent de comptabiliser vos heures de travail à la seconde près!
Avec Toggl, par exemple, vous devez d’abord créer un compte d’utilisateur. Entrez ensuite des tâches (recherche, rédaction, réunion, etc.), que vous associez à divers projets. Le temps consacré à chaque activité peut être entré à la main ou calculé «en direct», avec un chronomètre que vous activez en vous attelant à ladite tâche. Vous pouvez obtenir des rapports par période donnée (jour, semaine, mois, etc.) ou par projet. Les données sont stockées en ligne et sont donc accessibles de n’importe quelle machine. Une application existe pour les téléphones intelligents.
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Petites coupures
Sorte de scrapbook électronique, Evernote permet de recueillir et d’archiver toutes sortes de renseignements pour former une base de données personnelle (texte, images, pdf, fichiers audio, captures d’écran, portions d’une page Web, extraits de courriels, etc.).
Les notes colligées peuvent être classées dans différents dossiers – par projets ou par thèmes, par exemple – et sont facilement retrouvées grâce à un engin de recherche inhérent au logiciel. Par exemple, si vous commencez un projet de rédaction, vous pourriez regrouper dans un même dossier : les courriels du patron avec ses directives, vos premières pistes de réflexion, des paragraphes pertinents d’entrées Wikipédia, etc. Vous avez ainsi tout au même endroit.
Ajouter des informations à Evernote est aisé. Pour les contenus Web, il suffit de sélectionner la portion de la page à conserver et de cliquer sur un bouton dans la barre d’outils de votre navigateur. Pour les autres types de sources, vous pouvez glisser ou copier du contenu dans une note.
Comme Evernote stocke en ligne (dans le «nuage») les informations que vous recueillez, vous pouvez y accéder à partir de n’importe quel ordinateur ou téléphone intelligent. Une application mobile facilite également l’utilisation d’Evernote sur les téléphones et les tablettes numériques.
Le service nécessite le téléchargement d’un logiciel et la création d’un compte d’utilisateur.
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Synchronisez votre vie
Tannés de vous envoyer un paquet de fichiers par courriel ou de traîner des clés USB chaque fois que vous voulez faire du télétravail? Dropbox, un service de stockage et de partage de fichiers en ligne, peut vous aider.
À partir de chacun de vos ordinateurs, de votre téléphone intelligent ou tablette numérique, vous téléchargez le logiciel, qui installe un dossier Dropbox. Ce dossier est identique dans chacune de vos machines – si vous déposez un nouveau document dans votre dossier de l’ordinateur au bureau, il apparaît automatiquement dans celui de la maison, ainsi que dans votre compte d’utilisateur. Vous pouvez aussi partager un fichier avec un autre utilisateur de ce service. Une bonne façon de simplifier l’envoi de fichiers trop lourds pour le courriel.
Le service gratuit donne droit à 2 Go d’espace de stockage. Ceux qui en désirent plus ont le choix entre deux forfaits payants.
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Outils technos : conseils de pros
«Selon une philosophie logicielle qui remonte aux années 1970, le meilleur outil, c’est celui qui fait peu de choses, mais qui les fait bien», raconte le développeur Web Rémi Prévost. Un principe auquel il adhère totalement.
À l’heure où beaucoup de travailleurs jonglent entre un ordinateur au bureau, un second à la maison, un téléphone intelligent et peut-être une tablette numérique, pouvoir synchroniser ses données sur tous ses appareils est pratique. Par exemple, pour vraiment tirer profit d’une liste de tâches, vous devriez être capable de la consulter partout, plutôt que d’en avoir une version différente dans chaque machine.
Bonne nouvelle : les outils qui utilisent le «nuage» – ce qui facilite la synchronisation – sont de plus en plus nombreux et populaires, selon Carl-Frédéric De Celles, président d’iXmédia.
«La meilleure façon de voir si un logiciel correspond à nos besoins, c’est de l’installer et de l’essayer», dit Jean-François Renaud, associé fondateur d’Adviso, une firme d’experts en stratégie et marketing Internet. Autre façon de se familiariser avec un nouvel outil : prendre quelques minutes pour regarder le tutoriel vidéo qui en explique les rouages. Les développeurs sont de plus en plus nombreux à en concocter. Dieu merci!