• Type of position : Permanent
• Geographic area : Quebec, Montreal (Region)

• Job field : Administrative Support
• Main duties :
  • Executive Secretary
• Specializations : *Other Fields of Activity

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Le (la) titulaire du poste assistera le vice-président en fournissant le support administratif nécessaire au bon fonctionnement des activités reliées au service.

Responsabilités
* Fournir le support administratif pour le déroulement des activités du bureau (prise et suivi des appels, reproduction de documents et rapports, rédaction de lettres et notes de service, préparation de présentations, révision et correction de textes, courrier, classement, paiement de factures, saisie de données, accueil des visiteurs, coordination des voyages d'affaires, etc.)
* Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de son gestionnaire en les inscrivant à son agenda et en faisant un suivi constant selon les changements.
* Organiser des réunions en s'assurant de la disponibilité des participants et en réservant les salles et les installations techniques requises.
* Gérer et traiter la correspondance destinée à son gestionnaire et/ou aux employés de son service en faisant le suivi nécessaire selon les priorités et les délais.
* Selon des procédures et des instructions précises, préparer les données (recherche et compilation) nécessaires à la production de rapports, d'études et d'analyses pour les transmettre à la direction.
* Assister d'autres adjointes lors de vacances ou de surcharge de travail.

Exigences :
· Diplôme d'études collégiales en technique de secrétariat ou expérience équivalente
· Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente
· Maîtrise de la communication orale et écrite tant en français qu'en anglais
· Maîtrise des logiciels informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint et Lotus Notes)
· Adaptabilité
· Initiative
· Intégrité
· Orientation qualité / Souci du détail
· Orientation service client
· Planification et organisation / Gestion du travail
· Travail en équipe / collaboration