• Type of position : Permanent
• Geographic area : Ontario, Ottawa

• Job field : Administrative Support
• Main duties :
  • Office Assistant
  • Office Clerk
• Specializations :
  • Natural Gas, Petroleum, Lubricants
  • Wholesale and Distribution

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Relevant du directeur, Ventes et Agences Ontario vous serez responsable d’assister le directeur et l’équipe des ventes dans leurs activités quotidiennes.

En effet, vous rédigerez les rapports hebdomadaires concernant le rendement du service des ventes et participerez au développement des outils de ventes afin d’augmenter l’efficacité du service. En plus, vous serez appelé à maintenir les dossiers et traiter les paiements bimensuels des commissions sur les ventes effectuées par les représentants des ventes. Vous faciliterez également la liaison entre les équipes de service, crédit et livraisons et communiquerez avec la clientèle pour effectuer les suivis afin d’assurer un niveau élevé de qualité de service auprès de la clientèle. Enfin, vous organiserez les rencontres reliées aux ventes et planifierez les présentations. Occasionnellement, il vous sera demandé d’assurer la relève de la réceptionniste au sein du service à la clientèle durant les heures de diner et les vacances.

ÉTUDES, COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

• Diplôme d’études secondaires
• Minimum de 5 années d'expérience pertinente
• Bonne connaissance de Word, Excel et Power Point
• Excellentes habiletés pour la communication orale et écrite en anglais
• Sens du service à la clientèle
• Degré élevé d’autonomie, précision et sens de l'organisation
• Esprit d’équipe.

Ultramar adhère aux principes des chances d’égalité en emploi

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Reporting to the manager, Sales and Agencies Ontario, you will be responsible for day to day assistance to the sales manager and the sales team.

Furthermore, you will produce weekly sales department performance reports and participate to the development of sales tools in order to improve the department’s efficiency. You will also produce various reports such as financial and activity reports, price and sales statistics. You will maintain records and process payments for bi-monthly sales commission’s for sales representatives. You will also ensure sales liaison between service, credit and delivery staff and contact customers to perform follow-ups in order to ensure high quality service level. You will be responsible for organizing sales meetings and schedule presentations. Occasionally, you will act as a replacement for the receptionist within the customer service department during lunch hours and days off.


EDUCATION, SKILLS AND EXPERIENCE REQUIRED

• High school degree
• Minimum of 5 years of relevant experience
• Strong knowledge of Word, Excel and Power Point
• Excellent oral and written communication skills in english
• Customer service oriented
• High level of autonomy, accuracy and organizational skills
• Team spirit

Ultramar is an equal opportunity employer