• Type of position : Permanent
• Geographic area : Quebec, Montreal (Region)

• Job field : Communications and marketing
• Main duties :
  • Archivist
  • Researcher
  • *Other archives occupations
• Specializations :
  • Public (Para-)
  • Business Services

Analyste en gestion des documents

BDC contribue de manière unique à la réussite des entrepreneurs canadiens dynamiques et innovateurs. Chaque année, nous aidons des milliers de petites et moyennes entreprises à mettre en oeuvre de nouvelles idées, à réaliser leur vision et atteindre leur plein potentiel. Nous faisons de même pour nos employés. BDC est en pleine croissance, tout comme ses besoins pour des employés talentueux. Vous voulez-vous joindre à notre équipe?

Responsabilités

-Réaliser la structure de classification et le calendrier de conservation des documents de l'entreprise, en respectant les directives courantes élaborées par les administrations publiques (Bibliothèque et Archives Canada) et le secteur d'activité, ainsi que les exigences légales, notamment en matière de protection des renseignements personnels et de confidentialité
-Veiller à ce que le calendrier de conservation soit appliqué par le siège social et les succursales par le biais de formation, de suivi et de soutien aux employés relativement aux politiques et procédures de gestion des documents
-Participer au projet de gestion du contenu électronique qui vise l'élaboration et la conception de processus et solutions pour gérer et protéger les dossiers papiers ou électroniques de BDC et mettre en œuvre les politiques
-Recommander des améliorations aux pratiques de gestion des documents y compris le choix et la mise en œuvre de nouvelles technologies en déterminant et en évaluant les pratiques actuelles de gestion des documents
-Participer au développement de stratégies de communications pour promouvoir des pratiques améliorées de gestion des documents partout dans BDC et la conformité avec la structure de classement de l'entreprise et le calendrier de conservation des documents
-Développer et tenir à jour les normes opérationnelles, les procédures et les méthodes et formulaires avec l'introduction de nouvelles technologies et les publier sur l'intranet afin qu'ils soient utilisés par le siège social et les succursales
-Coordonner les demandes d'accès à l'information pour la recherche de renseignements tant dans les documents papiers qu'électroniques
-Participer à la mise en œuvre d'un système de gestion de documents

Habiletés et connaissances

-Bonne connaissance d'un système de gestion de documents papiers et électroniques
-Grande capacité d'analyse pour concevoir des classifications en tenant compte de leur évolution
-Bonne connaissance en numérisation de documents pour développer des solutions
-Connaissance des procédures en lien avec la Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
-Bon sens de l'organisation, planification et capacité de gérer des priorités
-Esprit d'initiative et d'autonomie
-Bonnes habiletés en communication et relations interpersonnelles pour interagir avec les clients internes et externes
-Souci de l'amélioration continue des systèmes et des méthodes de travail
-Connaissance des Autorisations Pluri-Institutionnelles de Disposer des Documents (APDD) de Bibliothèques et archives Canada, un atout
-Bilingue

Formation académique et expérience

-Certificat universitaire en archivistique ou gestion des documents
-5 à 7 années d'expérience en conception de classification et de calendriers de conservation, incluant les documents électroniques
-Expérience dans le secteur bancaire (ou financier), un atout

Les curriculum vitæ peuvent être envoyés par courriel au rh.hr@bdc.ca, par télécopieur au (514) 283-2699 ou par la poste à l'adresse suivante :

BDC
5 Place Ville-Marie, Bureau 400
Montréal (Québec)
H3B 5E7

En tant qu'employeur qui souscrit au principe d'équité en matière d'emploi, la BDC favorise la diversité au sein de son personnel et encourage toutes les personnes qualifiées - incluant les femmes, Autochtones, membres des minorités visibles et personnes handicapées - à poser leur candidature.

********************************************************************

Records Management Analyst

BDC makes a unique contribution to the success of dynamic and innovative Canadian entrepreneurs. Each year, we assist thousands of small and medium-sized businesses implement new ideas, realize their vision and develop their full potential. And we do the same for our people. BDC is growing and so will our need for talented individuals. Interested in joining our team?

Responsibilities

-Create the classification structure and retention schedule for BDC records in compliance with current guidelines developed by government institutions (Library and Archives Canada) and area of activity, and with legal requirements, especially those respecting privacy and confidentiality
-Ensure that the retention schedule is applied at Head Office and branches by training, following up and providing support to employees on records management policies and procedures
-Participate in the electronic content management (ECM) project in the identification and design of processes and solutions to manage and preserve BDC's paper and e-records and implement policies
-Recommend improvements to records management practices, including the selection and implementation of new technologies, by identifying and assessing current records management practices
-Participate in the development of communication strategies to foster improved records management practices throughout BDC and compliance with the corporate classification structure and records retention schedule
-Develop and maintain up-to-date working standards, procedures, methods and forms by introducing new technologies, and publish these on the intranet for use by Head Office and branches
-Coordinate access to information requests pertaining to paper and e-records
-Participate in the implementation of a records management system

Skills & knowledge

-Good knowledge of a paper and e-records management system
-Excellent analytical ability in order to design classifications with due regard for their development
-Good knowledge of document digitization in order to develop solutions
-Knowledge of procedures under the Access to Information Act and Privacy Act
-Good organizational, planning and priority management skills
-Initiative and autonomy
-Good communication and interpersonal skills in order to interact with internal and outside clients
-Attention to continuous improvement of work systems and methods
-Knowledge of Library and Archives Canada Multi-Institutional Disposition Authorities (MIDA) would be an asset
-Bilingual

Educational background & experience

-University certificate in archival science or records management
-5 to 7 years of experience in classification design and retention scheduling, including electronic documents
-Experience Experience in the banking sector (financial) is an asset

Resumes can be sent via email at rh.hr@bdc.ca, faxed to (514) 283-2699 or mailed to the following address:

BDC
5 Place Ville-Marie, Suite 400
Montréal, Québec
H3B 5E7

As an equal opportunity employer, BDC values diversity in its workforce and encourages qualified people - including women, Aboriginals, visible minorities and persons with disabilities - to apply.

BDC provides small and medium-sized businesses with flexible financing, affordable consulting services and venture capital. BDC supports the needs of entrepreneurs at every stage of growth.

Canada’s Top 100 Employers for 2007, 2008 & 2009