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[Formation | Emploi]
Soutien administratif
Douze mains quatre têtes
par Jean-François Perreault
Les secrétaires qui se font les ongles sur le bord du clavier, oubliez ça. De moins en moins perçues comme de simples exécutantes, elles dirigent de nombreux dossiers. Mais elles touchent rarement un chèque de paie à la hauteur de leurs responsabilités. Portrait d'une profession à laquelle les préjugés mènent la vie dure.
* À noter : le féminin est utilisé systématiquement dans ce dossier, le soutien administratif étant un domaine où l'on trouve presque exclusivement des femmes.
Depuis une dizaine d'années, l'univers du secrétariat a diablement changé. «Le cliché de la poupoune aux lèvres pulpeuses et aux talons hauts, c'est terminé. Nous sommes passés à autre chose. Du moins, je l'espère!» lance Céline Thibault, coordonnatrice du programme de formation technique en bureautique du Collège de Sherbrooke.
Vrai que le secteur est encore largement peuplé par des femmes. Cependant, le terme secrétaire lui-même est en passe de devenir un archaïsme. Bien des gens l'utilisent encore, mais dans l'univers des entreprises, on préfère maintenant parler de personnel de soutien administratif, sauf peut-être pour les secrétaires médicales ou juridiques, dont les tâches et la formation ne sont pas les mêmes. Outre le changement de désignation qui fait plaisir aux tenants de la rectitude politique, tous s'entendent maintenant pour dire que le rôle de ces professionnelles a changé.
En dix ans de services au sein de la firme de recrutement de personnel Robert Half Canada, Michael O'Leary, directeur de la succursale de Montréal, observe de grandes transformations dans ce milieu. «Elles ne sont plus de simples exécutantes. Leurs supérieurs les considèrent davantage comme des bras droits.» Les patrons d'aujourd'hui préfèrent rédiger leurs propres lettres, mais demandent à leur secrétaire de les réviser, illustre-t-il. «Elles peuvent aussi les assister dans certaines prises de décisions et se charger de dossiers.»
Les exigences à leur endroit ont aussi beaucoup évolué. «Les secrétaires d'antan n'en faisaient pas moins. C'est seulement qu'elles n'en prenaient pas autant le crédit que celles d'aujourd'hui», souligne Carole D'Amato, directrice du recrutement pour la firme Drake International. À son avis, l'époque où les secrétaires étaient complètement dévouées et loyales à leur patron est révolue. L'image selon laquelle la secrétaire doit faire les quatre volontés de son patron, commander des fleurs pour sa femme et ramasser ses chemises chez le nettoyeur s'estompe peu à peu. «On assiste à l'arrivée d'une nouvelle génération qui n'accepte plus de se faire donner des ordres et de se faire crier dessus», observe Mme D'Amato. La nouvelle génération est proactive et veut prendre part au processus décisionnel.
En outre, les postes de soutien administratif sont les plus difficiles à pourvoir, explique-t-elle. Les candidates font maintenant la fine bouche devant les offres d'emploi «où le travail leur semble trop dégradant». De plus, celles qui refusent de jouer les sténos ne sont pas rares.
Grandes compétences.
D'un autre côté, les entreprises qui accordent plus de responsabilités à leurs employées ont élevé leurs critères d'embauche. D'emblée, elles cherchent des gens parfaitement bilingues qui maîtrisent l'ensemble des outils de bureautique, comme les bases de données, les logiciels de traitement de texte, de mise en page ou de multimédia. «On commence à voir des employeurs qui recherchent des personnes ayant une certaine connaissance du secteur dans lequel elles doivent ouvrer, remarque Carole D'Amato. Ça peut aller jusqu'à être titulaire d'un baccalauréat et même d'une maîtrise dans le domaine où postule la candidate.»
Bref, selon le domaine d'expertise, on souhaite avoir des candidates autonomes, spécialisées, mais polyvalentes aussi. «On veut la combinaison parfaite, le forfait tout inclus», ajoute Micheal O'Leary. Les adjointes administratives doivent développer un grand nombre de compétences : infographie, traduction, gestion et tutti quanti.
Cette mutation de la profession ne s'applique pas seulement aux grandes entreprises, mais aussi aux PME québécoises. Si bien que les établissements d'enseignement n'ont plus le choix d'adapter leurs programmes de formation pour répondre à la demande de candidates plus polyvalentes. Par exemple, le programme Techniques de bureautique du Collège de Sherbrooke offre à la fois des cours de gestion, de rédaction, de coordination et de microédition (l'ensemble des techniques liées à la publication sur ordinateur). De son côté, le programme Techniques de bureautique du Cégep de Rimouski se concentre davantage sur la microédition et le multimédia.
C'est aussi en constatant à quel point les entreprises avaient besoin de personnel de plus en plus qualifié, notamment en ce qui concerne les outils de bureautique, que Geneviève Young a décidé de fonder sa propre école, l'Académie de formation éducative de Sainte-Thérèse, qui offre des cours d'agent de bureau. «Je compare les secrétaires à des chefs d'orchestre au sein de l'entreprise, dit-elle. On s'attend à ce qu'elles puissent gérer un grand nombre de priorités et qu'elles soient assez polyvalentes.»
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Douze mains quatre têtes
Où sont les gars?
 
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