Information générale sur le poste


Préposé (e) à l’accueil et aux activités de soutien


Qui sommes-nous?
Présent dans le paysage montréalais depuis plus de 50 ans, l’OMHM est un organisme à but non lucratif de plus de 900 employés qui gère le plus grand parc immobilier de logements HLM et abordables, ainsi qu’un réseau de 11 résidences ENHARMONIE.
Travailler pour l’OMHM, c’est grandir dans un climat de travail sain qui place l’humain au cœur des décisions. C’est aussi mettre votre expertise à profit pour améliorer les conditions de vie de plus de 55 000 personnes à faible revenu. Nous offrons des avantages sociaux des plus concurrentiels : mobilité interne, télétravail, horaires variables, etc. Qui de mieux que vos futurs collègues pour vous parler de votre rôle parmi nous? https://www.omhm.qc.ca/fr/emplois/service-la-clientele

Plus qu’un emploi, faites carrière à l’OMHM! Nous sommes :
- Une organisation dans l’action qui encourage à faire les choses autrement;
- Une organisation qui prône le travail d’équipe et les valeurs humaines.

Nous offrons:
- Possibilité de télétravail en mode hybride, selon la politique en vigueur;
- Possibilité d’horaire flexible et comprimé (9 jours sur 10 et/ou 4 jours sur 5);
- Environnement riche de diversité et d’inclusion;
- Philosophie de conciliation travail-famille;
- Programme d’assurances collectives adapté aux besoins individuels et familiaux;
- Vacances et divers congés sociaux compétitifs;
- Régime de retraite parmi les meilleurs sur le marché (prestation déterminée);
- Programme de référencement;
- Programme de gestion de carrière et de développement des compétences;
- Programme de promotion de la santé et de mieux-être (énergie cardio, PAEF, semaine de mieux-être);
- Du plaisir et des défis!

NATURE DE L’EMPLOI

Sous la supervision du directeur de l’unité administrative, le titulaire assure l’accueil des clients au comptoir, reçoit les appels téléphoniques en provenance de la clientèle et du public en général et répond à leurs questions ou transfert les appels aux personnes en mesure de répondre à leur besoin. Il effectue également le travail habituel de réceptionniste et effectue certaines activités de soutien afin d’assurer le support administratif et clérical du secteur.


RESPONSABILITÉS

Accueille et dirige, de façon courtoise et adaptée à leurs besoins individuels, les clients, visiteurs, fournisseurs, employés etc., selon les procédures et règlements afin que les personnes aient accès aux endroits appropriés.

Reçoit et transmet aux intervenants concernés les appels téléphoniques et messages qui lui parviennent tant de l’interne que de l’externe.

Transmet au locataire qui fait un appel de service des informations pouvant l’aider à régler temporairement la situation ou, s’il s’agit d’une urgence, contacte l’employé apte à régler le problème. Au besoin, il agit à titre d’intermédiaire entre le locataire et cet employé.

Procède au traitement du courrier (courriels, lettres et colis) reçu, expédié ou à livrer soit: tri, assemblage, fermeture/ouverture des enveloppes, oblitération, livraison/cueillette, tenue des registres de courrier certifié afin d'assurer une communication efficace entre l'Office et les intervenants internes et externes.

Effectue la reproduction et l'assemblage des commandes reçues à partir de fichiers électroniques ou autres en s'assurant que la qualité et les spécifications requises sont respectées.

Assure le ravitaillement et l’entretien des équipements et outils de travail (imprimante, photocopieur, télécopieur, téléphone cellulaire ou conventionnel, oblitérateur, etc.), en tient à jour l’inventaire et s’assure d’avoir en stock les produits nécessaires (papier, enveloppes, consommables, etc.) pour l’impression des documents.

Manutentionne les colis destinés au secteur, en assure la réception, vérification et classement adéquat dans leurs dépôts.

Procède à la commande des fournitures de bureau et autre matériel, accomplit des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement, etc.

Procède à la remise des clés et coupons de peinture aux locataires et effectue la saisie informatique du retour de l’avis de détermination de loyer pour la reconduction du bail.

Assure lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.


PROFIL RECHERCHÉ

Formation : Secondaire V général (DES) ou professionnel (DEP) en toute discipline.

Expérience : Deux (2) années d’expérience pertinente en relation avec la clientèle (téléphoniste, réceptionniste, vente, service à la clientèle, etc.)

Connaissances générales minimum requises :
-Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé;
-Connaissance des mathématiques simple;
-Très bon service à la clientèle;
-Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément;
-Autonomie et débrouillardise;
-Maîtrise de la Suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies.

Sal