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Responsabilités
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs à la Gestion des programmes et des stages. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Principaux défis
• Assurer la coordination de différents dossiers et certaines tâches au sein de la Gestion des programmes et des stages;
• Être responsable de la gestion administrative d’activités relatives au secteur de la Gestion des programmes et des stages, notamment des documents relatifs aux stages (contrats, milieux de stages, déplacements, formations...), de la préparation, validation des feuilles de temps, demandes de personnel, horaire du personnel de soutien, organisation de rencontres impliquant plusieurs intervenants;
• Préparer et transmettre des bons de commande, des demandes d’achat, des demandes de paiement et de remboursement pour les programmes et en assurer le suivi auprès de la Direction des finances et de l’approvisionnement;
• Collaborer avec les coordonnateurs de stages de l'ensemble des programmes pour la transmission d'informations et de questions relatives aux stages;
• Collaborer avec les enseignants et enseignantes responsables à la préparation des sessions dans les centres d’aide ainsi que pour les stages;
• Assurer l’organisation des calendriers et étapes de transmission d'informations pour chaque session;
• Participer à la gestion de la plateforme (logiciel) de stage;
• Assurer un suivi de certaines demandes du personnel enseignant des départements (budget, etc.);
• Supporter les étudiantes dans le suivi de certaines demandes relativement aux stages.
• Tenir à jour les agendas et la boîte courriel du service, organiser les réunions, convoquer les personnes participantes, réserver les locaux et préparer les dossiers nécessaires;
• Rédiger des notes de service, des ordres du jour, ainsi que toutes autres correspondances courantes et en assurer les suivis nécessaires.