• 2347796
  • (Référence :2016-018)
  • Responsable des approvisionnements

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • 54 966
  • MANDAT
    Le responsable des approvisionnements exécute toute la gamme des tâches inhérentes au cycle complet d’appels d’offres et de demandes de prix de nature simple selon les règles d’adjudication des contrats telles que définies dans la Loi sur les cités et villes, le tout en accord avec les politiques, lois, règlements et procédures en vigueur, et assure la Ville de la conformité de la démarche menant à l’adjudication des contrats dans le respect des orientations de la Ville.

    FONCTIONS
    1. Prépare, analyse et rédige des appels d’offres et des demandes de prix de nature simple et en valide la conformité; procède à l’achat des biens ou services pour diverses directions de la Ville; s’assure de la concordance entre les obligations de la Ville et les politiques, lois, règlements et procédures en vigueur;
    2. Agit comme expert-conseil auprès des directions de la Ville et du personnel de son service afin de minimiser les risques légaux pouvant être encourus par la ville.
    3. Assiste ou conseille au besoin les gestionnaires en matière d’approvisionnement dans la planification et la préparation de leurs appels d’offres ou de leurs demandes de prix; élabore des stratégies d’achats pour en venir à obtenir les produits, services généraux ou services professionnels qui répondent le mieux aux besoins exprimés et cela au meilleur coût;
    4. Élabore et négocie, le cas échéant, des contrats en s’assurant d’obtenir les meilleurs prix et conditions d’approvisionnement pour l’acquisition de biens ou services. Rédige des recommandations découlant de tous types de contrats;
    5. Effectue des veilles de marché et des recherches de fournisseurs potentiels; fait la promotion des appels d’offres et des demandes de prix si nécessaire; Communique avec les fournisseurs au besoin et leur explique les documents d’appels d’offres afin de diminuer les situations ambigües lors du dépôt des offres de services;
    6. Assure la gestion et les obligations du processus d’appel d’offres duquel il est responsable : assure le lien de communication entre les soumissionnaires et la Ville durant tout le processus d'appel d’offres, procède à l’ouverture des soumissions, peut être appelé à publier les résultats sur SEAO ou autre;
    7. Procède à des analyses coûts/bénéfices;
    8. Analyse la conformité administrative et légale des soumissions et transmet le dossier à son supérieur dans l’éventualité où un avis juridique serait requis;
    9. Rédige les analyses préliminaires et les rapports de soumissions; obtient l’approbation de sa direction et les soumet au service requérant;
    10. À la demande de son supérieur, prépare les documents et peut être appelé à participer aux comités de sélection des soumissions à titre de secrétaire; s’assure de l’intégrité de la démarche. Rédige, signe et assure le suivi du rapport du comité de sélection;
    11. Résout divers problèmes tels que la conformité et la qualité des produits et des services, les délais de livraison, etc. Traite les plaintes, répond aux questions, obtient des informations supplémentaires et recommande des mesures correctives, s’il y a lieu. Agit comme intermédiaire entre le service requérant et le fournisseur, au besoin;
    12. Assure le suivi et les obligations qui découlent des contrats ;
    13. Met sur pied, tient à jour et consulte différents fichiers de données et statistiques se rapportant à ses fonctions et rédige des rapports aux besoins;
    14. Participe à l’élaboration et à la rédaction, des politiques, des procédures et autres documents en lien avec la division;
    15. Maintient à jour ses connaissances des principaux marchés dans lesquelles la Ville évolue afin que les fournisseurs deviennent de véritables partenaires de la Ville;
    16. Fait respecter les standards, les normes et procédures établis par la Ville dans le processus d’approvisionnement;
    17. Cette description n'est pas limitative; elle contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s'acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur; les tâches demandées n'ont pas d'effet sur l'évaluation.

Exigences

  • Importante - Baccalauréat en administration des affaires,
  • Importante - option approvisionnement
  • Importante - Expérience de un à deux ans

Connaissances et aptitudes

  • Importante - Connaissance du processus d’achat secteur public
  • Importante - Capacité rédactionnelle
  • Essentielle - Professionnalisme, intégrité et éthique;
  • Importante - Capacité d’analyse et de synthèse, rigueur et souc

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