• 2370706
  • Responsable du service à la clientèle et assistant(e) administratif(ve) bilingue

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • À discuter
  • Crea-Med, une clinique médicale privée, située au centre-ville de Montréal, est à la recherche d’un(e) responsable du service à la clientèle et assistant(e) administratif(ve) bilingue.

    Le (la) candidate(e) supervise le service d’accueil de la clinique tant sur place qu’au téléphone et accomplit diverses tâches administratives. Il/Elle est aussi l’assistant(e) de la directrice et collabore au bon fonctionnement logistique des opérations connexes à l’accueil.

    Service à la clientèle

    • Supervise et gère les appels téléphoniques entrants
    • Accueille, annonce et achemine les visiteurs vers l’interlocuteur approprié
    • Assiste à la prise de rendez-vous à l’aide du logiciel existant
    • Participe à la gestion des messages téléphoniques laissés sur la boite vocale et les demandes des patients, par courriel ou via le site internet
    • Procède à l’ouverture et à la mise à jour des dossiers des patients
    • Renseigne adéquatement les patients quant aux services offerts par la clinique

    Tâches administratives

    • Apporter un soutien administratif à l’équipe, notamment via
    - la numérisation des résultats de laboratoire et des examens
    - l’envoi des télécopies et du courrier
    - la confirmation des rendez-vous des patients
    • Assure le service de rappel dans le système selon les demandes des médecins et/ou des patients
    • Procède aux règlements des factures des patients et des tiers payeurs
    • Effectue quotidiennement l’ouverture et la fermeture de la caisse ainsi que les dépôts d’argent comptant et des chèques
    • Gère l’inventaire des fournitures de bureau, commande les éléments requis au besoin et propose des stratégies d’optimisation des niveaux de stock

    Autres

    • Participe activement aux réunions internes
    • Met à jour le système téléphonique (enregistrement de nouveaux messages, activation, annulation)
    • Assiste la directrice des opérations dans le suivi et l’analyse des ventes effectuées, l’amélioration des services et le bon fonctionnement du service d’accueil
    • Accomplit toute autre tâche connexe

    Qualifications

    • Diplôme d’étude collégiale en secrétariat, administration ou l’équivalent
    • 2 ans minimum d’expérience dans un poste similaire avec un service à la clientèle
    • Bilinguisme (français anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit
    • Excellent habiletés rédactionnelles et grammaticales
    • Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de la suite Office (Excel, Word et Outlook) et Toubib (un atout)

    Compétences personnelles

    • Excellentes habiletés relationnelles
    • Orienté sur l’excellence du service à la clientèle
    • Bon sens de l’organisation et de l’autonomie
    • Attentif aux détails
    • Discernement et sens de la débrouillardise
    • Patience et empathie
    • Sens de l’initiative
    • Discrétion et confidentialité
    • Esprit d’équipe

Description de l'entreprise

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