• 2368437
  • (Référence :APA - 4268)
  • Coordonnateur(trice) Administratif(ve)

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • À discuter
  • Notre client, une entreprise du domaine de l'architecture, est à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) Administratif(ve) pour compléter son équipe de travail située à Montréal.

    Responsabilités:

    Administration:

     Gérer la logistique de bureau : téléphone, clés, système d’alarme, etc.
     Effectuer des recherches d’information à la demande des associées.
     Faire la gestion de documents, le classement des dossiers actifs (ex. factures clients) et l’archivage
    des dossiers administratifs.
     Ouvrir, distribuer et préparer le courrier et courriel administratif entrant et sortant.
     Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions des associés.
     Tenir l’inventaire des fournitures pour le bureau et l’atelier, coupons de taxi, etc. et placer les
    commandes pour ceux-ci.
     Organiser les réunions mensuelles des associés et employés. Préparer les ordres du jour et comptes
    rendus et les transmettre par courriel.
     Assister aux réunions hebdomadaires de coordination des associés, rédiger les comptes rendus et en
    faire le suivi.
     Répondre, filtrer et acheminer les appels téléphoniques.
     Accueillir les clients et visiteurs.
     Préparer et nettoyer les salles de réunion en fonction des réunions fixées au calendrier.
     Tenir la petite caisse.
     Assister la comptabilité.
     Faire les dépôts bancaires.
     Transmettre les heures à la comptabilité pour préparation des paies.
     Préparer les budgets et autres rapports.
     Traduire certains documents.
     Faire le suivi des paiements des clients.

    Ressources humaines:

     Tenir à jour les dossiers des employés.
     Effectuer toutes les étapes requises au maintien des dossiers des employés.
     Gérer les programmes de formation des employés.
     Organiser les activités de groupe.

    Gestion de projets:

     Analyser des feuilles de temps et faire le suivi des heures de projet.
     Préparer, envoyer et effectuer le suivi des factures incluant le suivi des tableaux de facturation aux
    clients qui le demande.
     Préparer le dossier de facturation (comptabilisation des heures et facturables) en collaboration avec
    l’associé.
     Vérifier les feuilles de temps, entrées et faire corrections avec employés.
     Obtenir tous les reçus de dépenses à rembourser, s’assurer que les entrées sont dans la casserole,
    soient remboursables à l’employé, soient facturables au client.
     Préparer et envoyer le rapport hebdomadaire des heures travaillées aux clients qui le demande.



    Ventes et Marketing:

     Rédiger, mettre en page, transmettre et suivre : lettres, offres de services, échéanciers, tableaux decompilation et toute correspondance.



    Prérequis :

     Diplôme d’études collégiales en administration
     5 ans minimum d’expérience dans un rôle de support administratif
     Excellente maîtrise du français et de l’anglais, parlé et écrit. Parfaitement bilingue
     Très bonne connaissance des principaux logiciels de la suite MS Office (Word, Excel et PowerPoint)
     Capacité de travailler à un rythme soutenu et de respecter les échéanciers
     Connaissance de MS Project
     Connaissance environnement Microsoft, Outlook
     Autonome
     Multitâches
     Dynamique et énergique
     Lieu de travail principal à Montréal; doit pouvoir se déplacer à Laval.

Description de l'entreprise

Autres offres de l'entreprise

 

Nouveau sur Jobboom

Votre profil et votre CV seront désormais visibles par les employeurs.

  • Soyez repéré et contacté directement par les recruteurs
  • Augmentez vos chances de trouver l’emploi de vos rêves

N’oubliez pas de compléter votre profil et de mettre à jour votre CV pour aider les employeurs à vous trouver.